Assistante - Assistant de Direction - Secrétariat Direction Soins & Parcours H/F

Service Public

* Coordination des services :
- Transmissions et relais d'informations précises avec tous les interlocuteurs du CHT
- Travail en collaboration avec les services: correspondance courante, accueil physique et téléphonique
- Polyvalence avec le secrétariat de la DRH: agendas, enregistrement et distribution du courrier, RDV, réunions, parapheurs, accueil physique et téléphonique, etc.
- Suivi et traitement des demandes: stages internes ou externes, demandes de RDV, rencontres et réunions, etc.
- Filtrage des communications téléphoniques
- Préparation organisation des réunions et rédaction des comptes rendus (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, PV...),
- Organisation des stages paramédicaux: Préparation des conventions, des imprimés de vaccinations règlementaires, planifications et travail en réseau: contact permanent avec les centres et instituts de formations IMFSI, IRTS, IFAS, ARM etc.

* Gestion administrative :
- Diffusions des documents institutionnels: gardes paramédicales, comptes rendus, invitations, etc.
- Rédaction de courriers institutionnels: affectations, accords de stage, courriers divers visés par la hiérarchie, etc.
- Prise de note et rédaction de notes, rapports et procès-verbaux lors des différentes réunions,
- Synthèse de données à caractères confidentielles: rapports d'activités, bilan de fin d'année, statistiques, etc.
- Préparation de données, diaporamas et autres documents relatifs aux prises en soins et management
- Mise en forme de document et de courrier divers en fonction des besoins de la Direction Soin et Parcours
- Organisation des RDV et gestion les emplois du temps
- Distribution et gestion du courrier aux différents services
- Gestion administrative de l'intranet de la Direction Soin et Parcours avec diffusion de documents en ligne et comptes rendus (gardes paramédicales)
- Commandes de fournitures et vérification de la conformité des livraisons
- Préparation des attestations et documents relatifs au personnel soignant: courrier de soutien
- Contrôle des signatures des chartes HUBLO par les agents

* Coordination des instances de la Direction Soins et Parcours :
- Suivi des projets en cours au sein de l'établissement
- Assistance et suivi d'évènements spécifiques (journées Ethique, Groupe de travail, certification HAS )
- Commission des Soins Infirmiers et de Rééducation Médico-Technique: Préparer les élections, organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et PV.
- Assemblée des Cadres: Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR
- CP2S: Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR
- Rédaction des rapports d'activité et des bilans de fin d'année.
- Coordination Médico-Administrative: lien entre les services, cadres de santé, plannings, stagiaires, etc.