Assistant·e Administratif·ve et Financier·ère H/F

Aix Marseille Université

Vous assurez la réalisation des actes comptables et financiers suivant les règles et procédures des tutelles, dans ses domaines d'intervention.

Vos activités principales :

- Engager des commandes via l'outil informatique dédié (SIFAC, Geslab, MyProtis) en accord avec les contrats et conventions en cours,

- Gérer les services faits et les litiges éventuels,

- Suivre le traitement des factures, gérer les workflows,

- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) en vu de la justification des dépenses,

- Etre à l'interface entre le laboratoire et les différents fournisseurs,

- Effectuer la gestion des missions sur les outils dédiés,

- Gérer des contrats de recherche complexes, en effectuant des dépenses pour plusieurs structures de recherche (notamment issus des appels d'offre d'instituts universitaires...)

- Gérer des colloques (gestion des inscriptions, des recettes en interaction avec les services des tutelles, gestion des dépenses et bilans financiers)

- Renseigner ses interlocuteurs en fonction de la règlementation de la dépense publique, des règles de la tutelle et de l'organisation interne du laboratoire,

- Participer à la tenue de l'inventaire des équipements du laboratoire (intégration des données, recollement entre inventaire comptable et inventaire physique, mise à jour)

- Analyser les données comptables et financières courantes,

- Etablir et suivre des tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité financière des crédits gérés,

- Transmettre/échanger et discuter au sein du service administratif les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences

- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables et être force de proposition sur les nouvelles procédures à mettre en place,

- Diffuser l'information et faire preuve de pédagogie,

- Classer et archiver les documents (y compris de façon dématérialisée),

- Gérer les projets financés par AMUTECH, alloués à une des équipes de l'IM2NP lorsque celle-ci est porteuse de projet

- Participer au montage administratif et financier des dossiers d'achats publics en lien direct avec le directeur administratif,

Activités annexes:

- Assurer ponctuellement la continuité de service en cas d'absence d'un ou une gestionnaire

- Participer à l'organisation d'évènements internes (journées de l'IM2NP...)

- Intégrer différents groupes de travail, participer à l'évolution des procédures internes et être force de proposition (démarche qualité, contrôle interne, développement durable...)

- Remplacement ponctuel en cas d'absence de l'agent du pôle logistique : accueil de personnels (ZRR)), livreurs, envoi des colis/courriers,