Secrétaire des Services Techniques - Mairie de Saint Paul en Jarez H/F

Communes

Apporte une aide permanente au responsable du pôle technique en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
- Conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises lors de la passation de marché.
- Réalise les taches de secrétariat pour les missions du service technique (Bâtiments, Voiries-propreté Ville, Moyens généraux, Espaces Verts, DST) :
- Réception du courrier reçu, tri et préparation des réponses
- Suivi des courriers techniques : mise à la signature, copie et expédition
- Suivi, classement, et archivage des dossiers de marchés publics, d'installations classées, ERP, d'aires de jeux et de sécurité ... etc
- Relations avec les différents prestataires de la collectivité (maintenance, travaux, ...), appels téléphoniques aux assistants à maitrise d'ouvrage, maîtres d'oeuvre et entreprises...
- Assistance à la gestion du service entretien des bâtiments (plannings...).

Secrétariat du service technique
- Gérer les demandes d'intervention des Services Techniques (prochainement sur pro logiciel) : analyse de la demande, enregistrement et transmission ; Gestion et suivi des fiches travaux
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels (écoles, associations)
- Transmission des messages au responsable
- - Remise des dossiers de consultation des entreprises dans le cadre de marchés publics
- Suivi et gestion des autorisations de conduite des véhicules et des attestations de formations aux CACES
- Conception de tableaux de suivi, de tableaux de consommation ou autres
- Divers : participation à la gestion des clés, du chauffage, des alarmes, des téléphones portables)
- Assistance et conseil aux élus
- Assistance aux services dans l'évaluation de leurs besoins
- Planification de la commande publique
- Sélection et négociation avec les entreprises
- Gestion administrative et juridique des procédures liées à une opération
- Rédaction des cahiers des charges et des pièces administratives
- Mise en oeuvre et suivi des procédures d'achat
- Secrétariat des commissions des marchés, des commissions de délégation de services publics
- Suivi des crédits budgétaires alloués au service technique
- Activité pré-contentieuse dans le cadre des réponses aux entreprises