Assistant Archiviste RH H/F

Aquent Partners

Nous recherchons des professionnels rigoureux et organisés pour soutenir un projet mondial de conformité RH. Ce rôle consiste à localiser, organiser et examiner des dossiers historiques d'employés dans plusieurs régions, afin d'en garantir l'exactitude et l'exhaustivité pour des besoins de conformité. Le poste exige une grande capacité d'organisation, de la persévérance, ainsi que la capacité à travailler de manière autonome dans des environnements où les archives peuvent être difficiles d'accès ou mal classées. Un soutien pourra également être nécessaire pour l'analyse de fichiers numériques, en complément des archives physiques sur site.

> Missions principales
Le poste implique de localiser et rassembler les dossiers des employés à partir de divers lieux de stockage, qu'il s'agisse d'archives physiques ou de systèmes numériques. Vous serez chargé-e d'évaluer l'exhaustivité et la précision des fichiers selon les directives du projet, tout en assurant un suivi rigoureux de votre avancée. Vous devrez tenir à jour des registres des documents récupérés et rendre compte de vos constats aux responsables du projet.
Une collaboration étroite avec les équipes RH régionales et les partenaires achats sera nécessaire pour coordonner les efforts et résoudre les incohérences. Vous serez également amené-e à identifier les documents manquants ou difficiles à retrouver, et à signaler les problèmes rencontrés.

> Profil recherché
Nous recherchons un-e candidat-e justifiant d'une expérience en administration RH, gestion des archives ou dans un domaine similaire.
Une attention méticuleuse aux détails et des compétences organisationnelles solides sont indispensables.
Vous devrez être capable de travailler en autonomie et de gérer efficacement votre temps, tout en manipulant des informations confidentielles dans le respect des normes de protection des données.
Une connaissance des processus RH à l'international serait un atout.
Anglais conversationnel requis.

> Défis et attentes
Ce poste implique de traiter un volume important de dossiers, certains datant de plusieurs décennies.
Les archives physiques peuvent être stockées dans des boîtes, des placards ou des lieux externes.
Les documents peuvent être incomplets ou mal classés, ce qui demandera des compétences d'investigation pour retrouver les informations manquantes.
Le travail sera soumis à des échéances strictes, exigeant une priorisation efficace et une grande adaptabilité.
Une coordination à l'échelle internationale, à travers plusieurs pays et fuseaux horaires, sera indispensable pour assurer la cohérence et la conformité du projet.

> Informations complémentaires
Durée : 5 semaines
Déplacements : Des visites occasionnelles sur les sites de stockage physiques pourront être requises.
Outils : Maîtrise des logiciels Microsoft Office et des systèmes de gestion documentaire.