Assistant de Direction - Ressources Humaines H/F

Ass Centre Social & Familial Jean Wagner

Vous partagerez votre temps de travail entre l'administration et la vie associative. Rattachement hiérarchique : Directrice du CSC Jean Wagner
Relations fonctionnelles : Présidente (gouvernance), Expert-comptable/Prestataire paie, Responsables de pôles / Chefs de service, CSE le cas échéant
Vous travaillerez au Siège de l'association + sites (selon besoins).

L'assistant de direction assure le suivi administratif du centre social et de l'association, le secrétariat de direction et la gestion administrative du personnel.
Il participe à la gestion des ressources humaines en lien direct avec la Directrice et les responsables de secteur, dans le respect du cadre légal et conventionnel (ALISFA).
Par ses actions, il participe à la mise en oeuvre des orientations du projet social et à son évaluation.

Missions principales:
Assurer le secrétariat de la vie associative
Assurer la gestion administrative des ressources humaines en lien avec la Directrice
Assurer le suivi des plannings théoriques des salariés
Superviser le pôle administratif et le service entretien de la structure
Participer à la vie du CSC

Activités:
A. Assurer le secrétariat de la Vie Associative
Gestion du courrier de direction
Assurer le secrétariat des instances : envoi des convocations, participation au CA et aux AG, rédaction des comptes rendus
Préparer les documents liés à l'Assemblée Générale
Assurer, en l'absence de la comptable ou d'une personne de l'équipe administrative, des actions comptables de première nécessité (règlements, virements, avances, encaissements, inscriptions), sur validation préalable de la Direction
Assurer la gestion et le suivi des accès (clés, badges, accès numériques) téléphones et matériels informatiques.

B. Assurer la gestion administrative des Ressources Humaines (FOCUS RENFORCÉ)
B1. Recrutement / entrées
Participer au recrutement : publication des offres, réception des candidatures, organisation logistique des entretiens
Mettre en oeuvre la démarche d'accueil et d'intégration en lien avec la Directrice et actualiser le livret d'accueil des nouveaux salariés
Préparer les contrats de travail (CDD, CDI), avenants et déclarations préalables à l'embauche sur la base des arbitrages écrits de la Direction
Assurer le suivi des contrats aidés en lien avec les organismes prescripteurs
Créer et tenir à jour les dossiers du personnel
Assurer le suivi du registre du personnel, suivi médecine du travail, formation...

B2. Paie - préparation / contrôle / sécurisation (interface prestataire)
Collecter tout au long du mois les variables de paie : pointage, congés, arrêts maladie, absences injustifiées, éléments assimilés
Consolider les variables dans un tableau mensuel unique et tracer les validations
Transmettre les variables au prestataire de paie selon le calendrier défini
Contrôler les états préparatoires (cohérence contrats/absences/brut/net/primes)
Alerter immédiatement la Direction en cas d'anomalie (écart inhabituel, ligne de paie non prévue, modification de taux, indemnité non contractualisée)

B3. Suivi du temps de travail / plannings / absences
Assurer le suivi des plannings théoriques des salariés et des adaptations
Mettre à jour les éléments liés aux absences (CP, arrêt maladie, AT, récupérations)
Suivre les compteurs (congés, CET le cas échéant) et assurer la cohérence avec les contrats
Assurer le lien avec la médecine du travail sur demande de la Direction (convocations, documents administratifs)

B4. Formation / OPCO
Assurer la gestion administrative de la formation avec l'OPCO : inscriptions, demandes de remboursement, suivi des pièces justificatives

C. Superviser le pôle accueil, administratif et logistique
Superviser le pôle accueil, administratif et logistique
Contribuer à la coordination des tâches et à la continuité de service (planning, priorités)
Assurer la gestion des tâches administratives en lien avec les services concernés, sur délégation explicite de la Direction

D. Participer à la vie du CSC