Assistant de Direction Direction de Site - la Timone H/F

Hopitaux Universitaire de Marseille Aphm

Vous êtes rigoureux(se), discret(e) et aimez travailler au coeur des dynamiques décisionnelles ?

Rejoignez le groupe hospitalier Timone pour accompagner l'activité de sa direction générale avec efficacité et professionnalisme.

Vos missions principales

Chargé(e) d'appuyer le directeur/trice du Groupe Hospitalier Timone ainsi que certains de ses collègues dans l'organisation de leurs activités et, notamment, la gestion de leur agenda:

- Vous assurez la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services.
- Vous rédigez et diffusez les notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, après validation par la direction.
- Vous classez et archivez les documents relevant de la direction.
- Vous gérez le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction.
- Vous préparez et organisez les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers, réservation de salles, accueil des participants.
- Vous organisez les déplacements professionnels de la direction.
- Vous réalisez les tâches courantes de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, gestion du courrier entrant et sortant, rédaction de courriers, filtrage téléphonique, gestion des fournitures, mise à jour de bases de données et de fichiers.
- Vous assurez, en l'absence de l'appariteur, la délivrance des badges et autorisations d'accès selon les procédures en vigueur.
- Vous participez à la collecte et à la mise en forme des données nécessaires au suivi des activités du site (tableaux, graphiques, tableaux de bord, présentations PowerPoint).