Dd33 - Assistant·e de Direction H/F

Service Public

Le poste est un poste d'assistant à 50% auprès de la direction de la DD et à 50% au Département prévention, PCDS et santé mentale.

Objectif du poste: Placé-e auprès de la directrice et de la directrice adjointe, d'une part, et du chef du Département prévention, PCDS et santé mentale, d'autre part, en binôme et en continuité avec l'autre assistant(e) de la direction et des autres assistant(e)s de la DD33, l'assistant.e les assiste dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités des deux services en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Activités principales :
Assurer l'organisation des agendas,
Gérer les déplacements,
Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile,
Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,
Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise,
Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle,
Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers,...
· Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous,
· Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires,
Evaluer, signaler et orienter les urgences,
· Assurer des fonctions de correspondant (par exemple: déplacements),
· Participer à l'action de communication publique de la délégation.

Spécificités du poste / Contraintes :
Contraintes horaires, travail en binôme avec un autre assistant(e) et organisation de la continuité d'activité avec les autres assistant(e)s de la délégation départementale.

Rattachement hiérarchique : Directrice et directrice adjointe, responsable du Département prévention, PCDS et santé mentale.

Compétences requises :
Connaissances :
Bureautique et outils collaboratifs
Environnement administratif, institutionnel
Gestion de l'information
Techniques de rédaction

Savoir-faire :
Communiquer
Concevoir un support, un document
Prioriser
Archiver
Rendre compte
Rédiger

Savoir-être :
Aptitude au travail en équipe
Aisance relationnelle
Disponibilité
Autonomie
Esprit d'initiative
Sens du service public, rigueur, discrétion et loyauté
Capacités d'organisation
Réactivité, adaptabilité

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine
Espace Rodesse
103 bis rue Belleville
CS91704
BORDEAUX CEDEX

Direction: Délégation départementale de la Gironde

Rattachement: Direction et Département prévention, PCDS et santé mentale

Localisation géographique du poste: Bordeaux

L'ARS Nouvelle-Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l'Agence. Elles sont en particulier l'interface locale des partenaires extérieurs : préfet, département, établissements de santé...et, encouragent le développement d'une politique de proximité avec une vision intégrée de l'ensemble du champ de compétence de l'ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d'action de l'ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale de la Gironde est composée de six départements.