Office Manager H/F

Adecco

Votre agence Adecco recrute pour l'un de ses clients, entreprise à dimension internationale, un(e) office manager h/f, bilingue français/anglais, dans le cadre d'un CDD.

L'office manager fournit un soutien administratif, logistique et financier complet afin d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation et de ses activités, en particulier dans un contexte international et scientifique.

Responsabilités principales

Soutien administratif et organisationnel
- Être le premier point de contact pour les experts, visiteurs et parties prenantes externes
- Assurer le soutien administratif quotidien aux équipes scientifique et administrative.
- Gérer la correspondance, les dossiers et les bases de données, en veillant à l'exactitude et à la mise à jour des informations.
- Mettre à jour et assurer la maintenance de l'Extranet et du site internet de l'organisation.
- Rédiger des documents administratifs tels que des lettres et des circulaires.
- Coordonner la logistique des réunions, panels et projets, en lien avec les organisateurs locaux.
- Préparer l'ensemble de la documentation liée aux réunions
- Organiser la logistique des réunions
- Assurer le suivi de la participation des experts aux réunions et panels.
Organisation des déplacements et événements
- Organiser les déplacements professionnels des experts et du personnel (transport, hébergement, visas).
- Assurer une planification efficace et le suivi des arrangements de voyage.
Traduction et gestion documentaire
- Traduire des documents administratifs et de la correspondance (anglais/français).
- Maintenir les listes terminologiques utilisées dans les documents de l'organisation.
- Gérer l'archivage papier et électronique afin de garantir un accès facile à l'information.
Gestion du bureau et des fournisseurs
Gérer les stocks de fournitures de bureau et de matériel pour les réunions.
- Coordonner les prestataires externes et veiller à la bonne exécution des services contractuels.
- Gérer les publications et abonnements
Soutien financier et administratif
- Préparer les dossiers de remboursement et les paiements d'inscription des experts.
- Soutenir les activités comptables en coordination avec l'Administrateur de l'organisation.
- Traiter les factures et contribuer à la correspondance financière avec les pays membres.

Salaire à partir de 35K€
Lieu : Paris 11

Profil et compétences requises
- 5 ans d'expérience dans un poste administratif, idéalement dans un environnement international.
- Expérience ou fort intérêt pour l'organisation d'événements et de réunions.
- Maîtrise de Microsoft Word et Excel.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Très bonnes capacités d'organisation et de communication.
- Sens du service, fiabilité et souci du détail.
- Capacité à prioriser les tâches, respecter les délais et travailler efficacement en équipe.

La maitrise de l'anglais et du français étant indispensable, un test de niveau sera réalisé au préalable.