Chargé de Gestion H/F SCP – Société du canal de Provence

Enjeux : Contribuer à la mise à disposition de moyens de travail performants et de prestations de services efficientes répondants aux besoins fonctionnels des collaborateurs de l'entreprise. Contribuer ainsi à la performance de l'entreprise, tout autant qu'à la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Au sein des équipes du Service Environnement de Travail de la Direction des Ressources Humaines et de l'Environnement de Travail, vous contribuez à la gestion et aux achats du Service, ainsi qu'au pilotage et à l'optimisation des marchés et contrats en assurant les activités suivantes :

Assurer la gestion administrative du Pôle Vie du Campus et du Pôle Exploitation et Maintenance du Campus :

- Vous contribuez selon besoins à la gestion administrative des dossiers métiers dévolus à l'équipe ;
- Vous rédigez des notes, comptes rendus ou courriers ;
- Vous mettez à disposition et gérez les documents types ;
- Vous mettez en forme des documents ;
- Vous assistez l'équipe dans l'utilisation des outils bureautiques ;
- Vous gérez la traçabilité, le classement et l'archivage des documents du service (archives papier et réseau informatique commun) ;
- Vous coordonnez les aspects logistiques de l'entité ;
- Vous êtes force de proposition dans le but de simplifier et fluidifier les process ;

Assurer la gestion des achats du Pôle Vie du Campus et du Pôle Exploitation et Maintenance du Campus :

- Vous assurez la gestion des achats de matériels et de prestations de service ;
- Vous préparez, réalisez et contrôlez des actes de gestion en lien avec les collaborateurs du Pôle, le Service Achats et le Service Comptabilité ;
- Vous collectez et synthétisez les données de l'activité en matière d'achats de matériels et prestations de services à l'aide de tableaux de bord (reporting), permettant ainsi un meilleur pilotage financier en lien avec la responsable de Pôle et le Contrôle de gestion ;

Sécuriser les actes d'achats et les règles relatives à la commande publique

- Vous participez à l'élaboration de cahiers de charge ;

Permettre la circulation de l'information au sein du Service Environnement de Travail

- Vous assurez l'orientation physique et téléphonique des collaborateurs et des prestataires extérieurs ;
- Vous collectez des informations « métier », renseignez ses interlocuteurs sur le suivi des projets ou dossiers, participez à certaines réunions d'équipe ;
- Vous traitez et transmettez les informations en utilisant les canaux de communication appropriés afin de faciliter la diffusion de l'information (communication en direct, par mail, en Teams, affichage...) ;
- Vous êtes garant(e) de la mise à jour de l'affichage légal ;