Secrétaire H/F Adapei-Nouelles Côtes d'Armor

Un aperçu de vos missions quotidiennes
Sous le pilotage de Pascale ASSON, assistante de direction, vous intégrez le Secrétariat de notre siège social, composé de 4 collaborateurs (avec vous). Vos missions seront :
Gestion administrative du parc automobile (environ 500 véhicules propriété de l'Association) :
? Vous enregistrez les entrées et sorties des véhicules (affectations, restitutions, renouvellement) en lien avec le comptable du siège ;
? Vous assurez le suivi des sinistres en lien avec les compagnies d'assurance et les établissements ;
? Vous gérer les cartes carburants (commande, restitution, modification) ;
? Vous participez à la rédaction de procédures relatives au parc automobile, à les tenir à jour et les diffuser ;
? Vous contrôlez et suivez la validité du permis de conduire des salariés du siège.
Suivi du parc immobilier et suivi notarial : en lien étroit avec l'assistante de direction,
? Vous contribuez au suivi administratif et notarial du patrimoine immobilier de l'Association : centralisation, mise à jour et archivage des documents ;
? Vous constituez les dossiers d'assurance dommages-ouvrages liés aux chantiers de travaux de construction/rénovation et les transmettez à l'assureur, puis en assurez le suivi administratif des pièces tout au long des chantiers ;
? Vous suivez les dossiers de cession (promesses de vente, actes notariés, échéanciers, pièces administratives) ;
? Vous contribuez à la sécurisation des procédures et au respect des délais règlementaires ;

Vie associative :
? Vous tenez à jour la base de données des adhérents de l'association (environ 350 adhérents) ;
? Vous gérez l'ensemble du processus des cotisations (appels à cotisations, encaissements, relances, édition des reçus fiscaux) ;
? Vous assurez la gestion des dons (enregistrement, suivi, remises en banque, édition des reçus fiscaux) ;
? Vous participez à la préparation et à l'envoi des convocations à l'assemblée générale annuelle.
Au-delà de vos missions principales, en lien étroit avec vos collègues, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, le secrétariat général (courriers, classement, bases de données) et le support administratif aux services et établissements.
Vous contribuez à la préparation des réunions et à l'organisation d'événements internes et externes.