Office Manager - Assistant Direction BTP H/F Hays

Rattaché directement à la Direction, vous occupez un rôle central et transverse au sein de l'entreprise. Vous intervenez sur l'ensemble des sujets administratifs, organisationnels et techniques, en lien étroit avec les équipes internes et les partenaires externes. Vous assurez la gestion et le suivi de la documentation de l'entreprise, incluant les contrats clients et fournisseurs, ainsi que les différents dossiers administratifs et les éléments RH. Vous prenez en charge la facturation clients, les relances et les échanges mensuels avec le cabinet comptable, ces sujets étant considérés comme centraux dans la performance administrative de l'entreprise. Vous êtes également en charge du suivi des dossiers en lien avec les équipes techniques, vous coordonnez la circulation de l'information entre la direction, le terrain et les fonctions support et contribuez à fiabiliser les flux internes.

Au-delà de l'exécution, vous portez un regard global sur les processus administratifs et organisationnels existants. Vous identifiez les axes d'optimisation, proposez des améliorations concrètes et mettez en place des outils de suivi et de reporting adaptés à l'activité. Vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation aux nouveaux logiciels et aux environnements digitaux, avec une aisance naturelle dans l'utilisation des outils numériques. Une appétence pour les outils d'IA et les solutions d'automatisation est attendue, dans une logique d'aide à la structuration, d'optimisation du temps et des process.

Vous pouvez être amené à gérer la coordination administrative des dossiers techniques. Au quotidien, vous apportez un support direct aux dirigeants, anticipez les besoins et prenez des initiatives pertinentes. Vous veillez au bon fonctionnement logistique et organisationnel de l'agence et pouvez être sollicitée sur l'organisation d'événements ou sur des missions ponctuelles et transverses nécessitant un haut niveau de fiabilité et de discrétion.