Secretaire - Charge d'Accueil - Service Social du Personnel H/F

GHU Paris psychiatrie et neurosciences

Le/la chargé(e) d'accueil travaille au sein du service social du personnel sous l'autorité d'une assistante sociale et en lien direct avec l'ensemble de l'équipe du service social et des psychologues du personnel.

Elle doit faire preuve de discrétion en garantissant la confidentialité des échanges.

Elle est polyvalente, à l'écoute, et sait travailler en équipe.

MISSIONS :

Les principales missions seront les suivantes, sachant qu'en l'absence de la deuxième secrétaire chargée du logement, la continuité de service devra être assurée sur les missions de cette dernière:

L'accueil physique et téléphonique du personnel :

Accueillir les agents du GHU qui se présentent dans le service

Recevoir, filtrer et orienter les sollicitations tant physiques que téléphoniques

Mettre en relation les correspondants

Réguler le flux des visiteurs et surveiller les accès

Renseignement et orientation du public:

Identifier l'assistante sociale de référence du lieu d'activité de l'agent

Informer l'assistante sociale des demandes des agents

Gérer les sollicitations selon leur degré d'urgence

Orienter vers les personnes et services compétents

Gestion de tâches administratives:

Gérer les commandes bureautiques, fournitures, mobiliers

Gérer les demandes d'interventions auprès des services techniques

Créer la partie administrative des dossiers sociaux

Répondre aux demandes d'aide administrative des assistantes sociales (scanner, organiser, envoyer...)

Dispatcher le courrier du service, se déplacer notamment à la DRH ou autres services selon les besoins

Tenir à jour tous les outils informatiques de suivi relatif à l'activité du service (file active, situations de santé...) sur un serveur partagé

Répondre aux demandes de CESU à caractère social et mise à jour des outils de suivi, lien avec la DRH

Gérer les mises à disposition et le publipostage

Participer à l'élaboration d'un rapport d'activité à partir des statistiques du service en lien avec les assistantes sociales

Assurer le rangement, le classement et l'archivage des dossiers sociaux

Gérer la documentation et l'affichage d'information dans la salle d'attente

Participer à des réunions de service et parfois des réunions institutionnelles

Rédiger les comptes rendus selon les besoins