Assistant Administratif Technique Référent Pôles Transition Énergétique Et... H/F

Structures de coopération territoriale

Le pôle administratif et technique du SDESM recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) technique. Placé(e) sous l'autorité de la responsable du pôle, vous intégrerez une équipe de six assistantes, chacune référente d'un pôle technique. Le service assure des missions d'assistance mutualisées, favorise le partage des compétences et renforce la solidarité ainsi que la polyvalence au sein des équipes du SDESM.

1) Référent(e) en charge des échanges avec les pôles Transition Energétique (TE) et Mobilités Décarbonées (MD)

2) Suivi administratif et technique des activités des pôles TE et MD
- Suivi administratif et comptable des missions d'accompagnement proposées aux collectivités par le pôle TE (conventions, états liquidatifs, etc.)
- Rédaction et envoi de courriers à destination des communes et EPCI
- Suivi des dossiers de subventions gérés par les pôles TE et MD
- Suivi administratif des groupements de commandes et centrales d'achat
- Suivi du déploiement des Infrastructures de Recharge pour Véhicules Electriques (IRVE)
- Etablissement de bons de commandes (bornes, raccordements, études, etc...)
- Saisies des engagements comptables dans le logiciel JVS
- Suivi des factures

3) Organisation et suivi des réunions et webinaires organisés par les pôles TE et MD
- Suivi des CCP (commissions consultatives paritaires) : organisation des réunions préparatoires, organisation logistique, préparation et envoi des convocations, rédaction et diffusion des PV, suivi de la base de données des membres de la commission
- Suivi des réunions des pôles TE et MD : organisation logistique, préparation et envoi des convocations, rédaction et diffusion des PV

4) Missions mutualisées et missions annexes :
Missions mutualisées :
- Assistance, remplacement du binôme relais désigné : pôle Eclairage public (EP)
- Accompagnement formatif et transmission des compétences spécifiques auprès de l'assistante binôme relais
- Assistance et / ou remplacement des autres assistantes du PAT en cas de besoin
- Accueil téléphonique
- Courriers divers : relecture systématique des courriers et bon de commandes avant de mettre à la signature
- Elaboration ponctuelle de projets de courriers
- Publipostages
- Bons de commandes divers (hors marchés)
- Pré-archivage des dossiers du pôle
Missions annexes :
- Participation aux réunions et aux commissions des élus, à la demande du responsable, et rédaction des comptes-rendus des réunions internes
- Contrôles internes des factures (en lien avec la démarche d'autocontrôle du SDESM)
- Remplacement à titre ponctuel de l'agent d'accueil