Assistant·e Administratif·ve- Offre 738 H/F Département Meurthe et Moselle

Descriptif et missions
Assistant.e administratif.ve- Offre 738 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Assistant.e administratif.ve- Offre 738 H/F
MISSION : l'assistant(e) administratif(ve) organise le secrétariat du service, supervise la gestion administrative des dossiers des assistants familiaux et s'assure du bon fonctionnement des liaisons avec les équipes territoriales ASE et PMI et les services de la DRH.
ACTIVITES
Secrétariat du service
- Organise, planifie et adapte les diverses activités des professionnels du service et intègre les priorités dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, gère les pics d'activité
- Assure l'accueil téléphonique et mail (messagerie générique du service), renseigne et oriente les interlocuteurs vers la personne ou le service compétents, organise le recueil et la transmission de l'information au sein du service
- Assure un suivi statistique de l'activité du service et élabore un bilan annuel d'activité (extraction de données)
- Assiste administrativement le responsable du service (recherche documentaire, évolution statutaire, rédaction de notes, contacts avec les partenaires, ...)

Gestion administrative des dossiers des assistants familiaux
- Accueille et renseigne les candidats assistants familiaux et organise les différentes étapes de la sélection. Est un des interlocuteurs directs des assistants familiaux tout au long de leur activité
- Supervise la constitution des dossiers des nouveaux assistants familiaux, organise leur mise en stage et tient à jour le tableau de bord du placement familial
- Développe une fonction d'interface entre les assistants familiaux, les équipes territoriales (PMI et ASE) et les différents services de la DRH associés à la gestion des assistants familiaux (Emplois et compétences, Carrières et paies, Qualité de vie au travail)
- Contribue à l'animation du stage 60h à destination des assistants familiaux nouvellement recrutés (parties administratives et outils de la collectivité)
- Elabore, gère et fait évoluer le tableau de bord de l'activité des assistants familiaux : actualisation quotidienne de différents éléments (places disponibles, nombre d'enfants accueillis, présences et absences, formations suivies, suivi de l'agrément, évènements familiaux, ...)

Correspondant des équipes territoriales (ASE et PMI)
- Gère les demandes territoriales d'orientation en famille d'accueil et élabore/assure la maintenance d'un outil de suivi partagé
- Organise, en lien avec les responsables territoriaux ASE, l'évaluation permanente de la situation individuelle des assistants familiaux
- Organise les liaisons avec la PMI pour toutes les questions liées au suivi de l'agrément des assistants familiaux.

Spécificité
- Déplacements dans les territoires du Département - permis B indispensable.

Référence de l'offre : oj9pgsw87a
Profil recherché
Assistant.e administratif.ve- Offre 738 H/F Compétences techniques :
- Maîtrise l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître le cadre général de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Maîtriser le cadre réglementaire lié à son domaine d'activité
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage)
-Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information
- Maîtriser les fonctions avancées d'Excel
- Maîtrise les logiciels spécifiques de la collectivité, du service/de l'activité

Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique, courriel et physique
- Savoir s'adapter à son public
- Faire preuve de respect et de diplomatie
- Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Savoir se rendre disponible
· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
Coopérer avec les autres services de la direction

Compétences stratégiques :
- Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
- Appréhender les enjeux et identifier les impacts
- Savoir gérer les priorités
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
· Etre en mesure d'alerter lors d'un dysfonctionnement/d'un risque
· Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
· Transmettre fidèlement les messages
EC9876
Avantages collectifs au travail
Assistant.e administratif.ve- Offre 738 H/F

Description de la collectivité

Territoire doté d'un grand nombre d'attractivités, la Meurthe-et-Moselle oeuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d'habitants. Chef de file de l'action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l'aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l'accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c'est faire le choix d'une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par :
- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d'intégration et d'accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétravail ;
- Des actions sociales diversifiées : CNAS, prévoyance, participation mutuelle santé, aide de secours, participation à la restauration.
Construisez avec nous votre avenir professionnel !