Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F

Conseils départementaux

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Sud-Est - Service Polyvalence Insertion (zone d'intervention : Tampon Centre).
Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service.

Exécuter et suivre les procédures administratives
Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat.
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Réceptionner et diffuser des informations
- Assurer la circulation ascendante et descendante de l'information en tenant en compte des aspects de confidentialité et de liens hiérarchiques.
Assurer le secrétariat du service
- Suivre l'agenda du service (réunions, congés, rendez-vous...).
- Accomplir les opérations liées à la réception, à l'envoi et à la diffusion du courrier (AIRS)
- Rédiger et éditer les courriers, notes, comptes rendus, bordereaux de transmission et divers documents propres au service
- Vérifier le bon traitement des courriers sensibles (fonction d'alerte et de veille)
- Mettre à jour les documents administratifs du service.
Vérifier la validité des informations
- Vérifier les frais de missions
Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Suivre les relevés d'activités mensuels
- Créer des bons de commande, rapprochement factures.
- Assurer la logistique de fonctionnement du service (fournitures de bureau, dépannages d'équipement, commandes...)
- Classer et/ou archiver les dossiers du service
- Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires.
Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue