Gestionnaire Administratif·ve et Financier·ère H/F

Ecole Nationale Superieure des Sciences

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE

> Suivi des dépenses de l'ensemble des CRB (hors droits d'auteurs et frais de déplacement)
- Réception des factures sur Chorus pro
- Vérification et visa des engagements juridiques (EJ)
- Contrôle et saisie des factures avant demande de paiement
- Contrôle des pièces justificatives (conventions et contrats notamment)
- Suivi des opérations de constatation et de certification du service fait
- Saisie et transmission des demandes de paiement
- Assistance aux gestionnaires pour la saisie sur GFC Cocktail (application de gestion financière)
- Transmission et sensibilisation des responsables et gestionnaires budgétaires aux procédures budgétaires et comptables, ainsi qu'à l'évolution de la législation et à ces conséquences
- Traitement des fichiers ROP (facturation des réservations de transport et d'hébergement)
- Elaboration et mise à jour des documents de gestion interne liés à la chaîne de la dépense

> Suivi des opérations de d'exercice côté dépense (charges à payer, charges constatées d'avance)

> Gestion des conventions à enjeux financiers en dépense :
- Suivi de l'exécution administrative et financière de ces conventions en dépense et rôle d'alerte auprès des services concernés
- Elaboration des prévisions budgétaires liées à ces conventions

> Gestion des relations et des échanges avec les tiers (prestataires/fournisseurs) de l'Enssib

> Suppléances et activités complémentaires :
- Suppléance pour la gestion des frais de déplacement et notamment pour les réservations des transports et hébergements sur la plateforme du prestataire de services de voyages
- Suppléance régie recette
- Suppléances sur les opérations annuelles de taxe d'apprentissage
- Suppléance sur l'élaboration de la revue de gestion mensuelle
- Gestion du logiciel de suivi des immobilisations

SUJÉTIONS OU CONTRAINTES DES MISSIONS DU POSTE

- Anticiper le calendrier des paiements en lien avec l'agence comptable
- Gestion des périodes de surcroît d'activité (notamment en fin d'exercice budgétaire)
- Capacité d'adaptation aux évolutions de la réglementation et des outils logiciels