Technicien en Gestion Administrative H/F

Université de Bordeaux

L'agent est en poste au département QLIO du site d'Agen, site décentralisé de l'IUT de Bordeaux. L'éloignement géographique fait que l'agent doit servir d'interface avec les différents services de Bordeaux tout en respectant le cadre général donné par la direction administrative de l'IUT et de l'université. L'agent assure de plus l'interface entre les alternants et le service formation continue de l'IUT. Il est placé sous la responsabilité du Chef de Département.

Il assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique et réalisera des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans des domaines fonctionnels de l'établissement.

Ses activités principales seront les suivantes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

-Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

- Classer et archiver des documents

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Retranscrire des informations orales à l'écrit

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées

- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe