Assistant Administratif et Comptable H/F

Sas R. Ruegg Agence Commerciale

Dans le cadre de ses fonctions au sein du Service Administratif et sans que cette liste soit exhaustive,
La personne recrutée sera chargée de :
-Saisir des éléments complémentaires sur les ordres de vente
-Vérifier les factures en provenance de l'extérieur :
Les Factures de producteurs (Agence Commerciale) / Factures d'achats (RRD)
-Vérifier les factures émises par l'Agence pour le compte de producteurs
-Relancer les producteurs en retard de facturation
-Suivre les factures en litige
-Effectuer le transfert des ventes pour les Producteurs qui auront choisi cette option de service
-Faire le point avec les producteurs concernant les règlements clients reçus en direct par eux
-Saisir les règlements clients
-Relancer les clients par fax, mail ou téléphone
-Demander les couvertures d'assurance-crédit sur les clients
-Suivre les encours clients
-Déclarer les impayés auprès des assurances
-Editer les Contrats de Commercialisation pour l'Agence commerciale
et les Conventions de Collaboration pour la Société René RUEGG Diffusion (RRD)
-Mettre à jour les données dans le logiciel de facturation
Relayer les informations auprès de notre prestataire pour la maintenance du Logiciel FRUITSOFT
-Donner aux Producteurs les éléments demandés concernant les paiements faits par RRD
-s'assurer du bon déroulement du système de Sauvegarde du serveur (remplacement du disque dur)
-Procéder au classement des documents administratifs
-Organiser et effectuer l'archivage annuel (ODV et Factures Producteurs) avec l'aide des commerciaux
-Divers petits travaux de bureau
-Gérer le stock papeterie
-Porter le courrier à la Poste et les remises de chèques en Banque
Gérer les relations avec le prestataire de location de la machine à affranchir et veiller à l'approvisionnement des consommables
- Effectuer le recrutement de son assistant saisonnier