Sgae -Secrétaire -Assistant des Bureaux Parlements et Coord Parl - Coord H/F

Service Public

Le/la titulaire du poste assure le secrétariat des bureaux «Parlements», composé de5 adjoints, et «Coordination, communication, relations publiques, influence» (COORD), composé de 4 adjoints.

Il/elle est chargé(e) des missions suivantes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs;

- Constituer, en lien avec les chefs des bureaux et leurs adjoints, les dossiers pour diverses échéances, notamment celles impliquant le Secrétaire général (dossiers d'entretiens; auditions à l'Assemblée nationale ou au Sénat...);

- Assurer l'organisation matérielle des réunions et des déplacements professionnels;

- Gérer l'agenda de chefs de bureaux et des bureaux (ex.: réunions de coordination interministérielle, de préparation des sessions plénières du Parlement européen, prise de rendez-vous avec des interlocuteurs extérieurs etc.) ;

- Mettre à jour des tableaux de pilotage des bureaux et des listes de diffusion (tableaux de bord, listings des correspondants Europe et chargés de mission Parlement européen des ministères, membres des cabinets ministériels, listes de diffusion du dossier présidence, etc.);

- Saisir dans l'application "Mercure" les textes transmis aux parlementaires au titre de l'article 88-4 de la Constitution, préparer, en lien avec les adjoints les courriers concernant la mise en oeuvre des procédures 88-4 (courriers au SGG, cabinets ministériels et à la Représentation permanent de la France auprès de l'Union européenne (RPUE)et les notes signalant les réserves parlementaires aux différents bureaux du SGAE ;

- Rédiger des courriels;

- Aider à la diffusion papier et électronique de documents, notamment en provenance de la RPUE ;

- Assurer la diffusion et la consolidation des tableaux de suivi des travaux du Parlement européen par la cellule des chargés de mission PE ainsi que la diffusion de la liste des CR correspondants ;

- Assurer une veille dans "Diplomatie" la base de données de la correspondance diplomatique ;

- Traiter le courrier et en assurer la diffusion et le classement; suivre les versements des dossiers à l'archivage;

- Relire et mettre en forme des supports écrits (courriers, notes, tableaux) et de présentation (PowerPoint) ;

- Gérer certains aspects logistiques (fournitures...)pour les bureaux.