Assistant·e Administratif·ve - Pompey H/F

Communes

En raison d'un arrêt maladie d'un agent titulaire, la commune de POMPEY recherche un.e secrétaire au sein du service technique administratif.
Le Service Technique Administratif est composé d'un Directeur des services techniques, de son adjointe, de deux agents de maîtrise et d'une secrétaire.

Vous aurez donc pour missions principales :
- Assurer la gestion des relations aux usagers : centraliser les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers), rédiger les réponses aux usagers et suivre les interventions des services. Vous serez l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des services.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service : renseigner les usagers et prestataires, répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transmettre les messages. Vous savez ainsi hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
- Assurer les courriers et tout document administratif du service : rédiger, suivre et gérer les courriers, signaler les courriers ou documents importants, savoir les prioriser, gérer le circuit des parapheurs.
- Assurer la gestion des tâches administratives concernant l'urbanisme : enregistrer les dossiers sur la plateforme dématérialisée, faire le lien avec le service instructeur intercommunal.
- Assister le DST et son adjointe dans la coordination administrative du service : organiser les agendas, prendre les rendez-vous, rappeler les informations importantes, mettre en forme les travaux de bureautique, organiser la logistique des réunions.