Secrétaire Général Administratif des Départements Scientifiques H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

Les départements scientifiques sont au nombre de trois : « Adaptations du Vivant », « Origines et Evolution » et « Sociétés et Environnements ». Ils contribuent à l'élaboration et la mise en oeuvre de la politique scientifique de l'établissement. En s'appuyant sur les moyens qui leurs sont propres, les départements mobilisent les 16 Unités de recherche en sciences naturelles et humaines, au service de la production et la diffusion de connaissances sur la diversité géologique et biologique de la Terre, sur la diversité des cultures et des sociétés humaines, et sur l'histoire de la planète.

Le service administratif des trois départements encadre et coordonne l'utilisation des moyens au service de l'activité des départements, ainsi que de celle des 8 Unités de recherche gérées administrativement par le Muséum. Il soutient par ailleurs l'activité des 8 Unités mixtes gérées administrativement par des tutelles autres que Muséum, nécessitant une coordination inter-établissements.

Dans le cadre de la réorganisation des modalités de gestion administrative des départements et des Unités de recherche, un secrétariat général administratif (SGA) commun aux trois départements sera mis en place. Ce SGA sera structuré en deux services, « Moyens » et « RH ». Ainsi, le Muséum recrute un secrétaire général administratif, chargé de planifier, mettre en oeuvre et accompagner le changement induit par cette réorganisation, puis d'assurer le pilotage du SGA.

Mission

Sous l'autorité des directeurs de départements scientifiques, le titulaire du poste pilote le SGA. En appui aux trois Directeurs, il assure l'encadrement et la coordination opérationnelle des services du SGA, dans les domaines de la gestion financière, des achats, de la gestion administrative des ressources humaines, des affaires institutionnelles et juridiques générales. Le SGA sera positionné à l'interface entre les directions des unités, des départements et les services support de l'établissement, interlocuteur privilégié de ces entités dans ses domaines de responsabilité.

Activités

Mise en oeuvre de la stratégie et aide au pilotage :

- Participer à la définition de la stratégie et à la mise en oeuvre des objectifs du SGA, en tant que membre de l'équipe de direction des départements ;
- Assurer l'accompagnement du changement ;
- Assurer l'encadrement de l'équipe et coordonner ses activités ;
- Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes ;
- Assurer l'interface avec les directions et services support du MNHN ainsi qu'avec les prestataires de services ou intervenants extérieurs dans les domaines administratifs et financiers, en collaboration avec ses responsables de services ;

Domaine Finances :

- Piloter la demande budgétaire annuelle des départements et des Unités de recherche ; en coordonner l'exécution et le suivi par les unités de recherche et les services du SGA ;
- Participer à l'élaboration et au suivi des conventions de financement ;
- Contrôle de gestion : mettre en place des tableaux de pilotage, produire et analyser les indicateurs de suivi d'activité ; assurer la mobilisation de ces outils au cours de la prise de décisions et la mise-en-oeuvre.

Domaine Ressources humaines :

- Piloter avec la DRH la demande de moyens RH annuelle des départements selon la politique et les priorités de management de la direction des départements ;
- Piloter l'ensemble des opérations de gestion avec la DRH (recrutement, mobilité, avancement, gestion du temps de travail, formation continue, éléments de paie) dans le respect des campagnes et calendriers définis par la DRH ;
- Veiller à la mise en oeuvre de la politique d'hygiène et de sécurité selon les priorités définies par la direction.

Domaine affaires générales, institutionnelles et juridiques :

- Assurer une veille réglementaire, la diffuser sous une forme opérationnelle, et veiller à l'application de la réglementation - élaborer des procédures et les expliquer ;
- Représenter le SGA au sein des groupes de travail administratifs de l'établissement ;
- Contribuer à la valorisation des actions et des projets des départements scientifiques ;
- Assurer une fonction d'accompagnement et d'appui, au sein du SGA, des projets en limite de compétence technique des unités.

Profil recherché

Formation :

Niveau Bac +5 en gestion administrative / droit / management

Expérience minimale de 5 ans dans la fonction publique

- Savoir encadrer, animer et faire évoluer une équipe ;
- Maitriser la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics de l'État, notamment dans les domaines de la comptabilité et de la commande publique ;
- Maitriser la gestion des ressources humaines, la réglementation du travail et le statut de la fonction publique ;
- Connaître les textes relatifs aux EPSCP : organisation, missions, règles d'administration et de gestion ;
- Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion (SAP, SIFAC) ;
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
- Connaître des méthodologies de conduite de projet ;
- Savoir concevoir des méthodologies et des outils de gestion et de pilotage ;
- Être force de proposition, rigoureux, autonome, réactif ;
- Avoir le sens des priorités, du respect des délais et de la confidentialité ;
- Disposer d'aptitudes relationnelles et de communication écrite et orale.

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie A ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels.

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible après 4 mois d'ancienneté (de 1 ou 2 jours selon les fonctions, activités, service et contexte de travail)

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l'établissement avec invités