Assistant Administratif et Comptable H/F

Solidarite Femmes 46

Seul établissement d'accueil d'urgence spécifique « femmes victimes de violences » dans le département, Solidarité femmes 46 se dote au fil du temps de dispositifs complémentaires les uns des autres, et d'outils efficaces pour adapter et optimiser les réponses à apporter aux femmes et aux
enfants qu'elle protège et accompagne, faisant ainsi évoluer et enrichir le projet associatif. Cet engagement se traduit à travers des dispositifs adaptés aux besoins ciblés et mis en oeuvre par une équipe pluridisciplinaire d'environ 15 personnes.

L'association Solidarité femmes 46 recherche un.e assistant (e) administrative et comptable.

Missions principales :
1. . Gestion des dossiers du personnel

- Assurer le suivi administratif complet des dossiers du personnel (salarié-e-s permanents et en insertion) : contrats, avenants, pièces obligatoires.
- Mettre à jour les dossiers de mutuelle (adhésions, modifications, portabilité, radiations).
- Organiser et suivre les visites médicales (convocations, relances, archivage).
- Gérer les relations avec l'OPCO : dépôts de demandes de formation, suivi des prises en charge et remboursements.
- Tenir à jour les dossiers physiques et numériques du personnel (classement, archivage).
- Saisir et suivre les congés, récupérations, absences, arrêts de travail et astreintes.
- Préparer les éléments variables de paie.
- Éditer les contrats, avenants et documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation Pôle Emploi, solde de tout compte).
- Mettre à jour le registre du personnel.

2. Gestion de la paie et des documents sociaux

- Utiliser les outils et plateformes dédiés (iDépot, etc.) pour le dépôt et le téléchargement des documents sociaux.
- Imprimer, transmettre et classer les bulletins de salaire établis par le cabinet comptable.
- Garantir une confidentialité stricte des données sociales et salariales.

3. Gestion administrative générale

- Réceptionner, trier, classer et redistribuer le courrier entrant et sortant.
- Gérer les commandes de fournitures administratives.
- Administrer les boîtes mails dédiées à l'administration et à la comptabilité.
- Mettre à jour les fichiers administratifs (contrats, assurances, échéances, mots de passe).
- Rédiger les courriers administratifs divers.
- Participer à la mise à jour des tableaux de bord, enquêtes et suivis administratifs.
- Créer et mettre en forme des documents internes.

4. Suivi comptable et financier
- Participer au suivi comptable : tri, édition, classement et transmission des factures et justificatifs.
- Saisir les achats, ventes et opérations courantes dans le logiciel comptable.
- Suivre les encaissements par dispositif et en contrôler la concordance.
- Gérer la caisse et les avances.
- Préparer les factures (participations hébergements, aides financières, dispositifs spécifiques).
- Assurer les relations avec les clients, fournisseurs et partenaires.
- Gérer les assurances des logements et des véhicules.
- Traiter les notes de frais.
- Regrouper les éléments nécessaires à la préparation de la clôture des comptes annuels.
- Réaliser les rapprochements bancaires.

Compétences requises
- Compétences administratives et comptables.
- Connaissance de la gestion du personnel et des bases de la paie.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Respect strict de la confidentialité.

Qualités personnelles
- Sens du travail en équipe.
- Rigueur, fiabilité et discrétion.
- Capacité d'adaptation à un environnement associatif et social.
- Sens des responsabilités et du service.
- Respect des personnes en situation de vulnérabilité.