Secrétaire d'Établissement Petite Enfance - Pantin H/F

Communes

Sous la responsabilité de la responsable de l'établissement, la/le secrétaire assure l'accueil des familles et du public, réalise des missions de secrétariat et de gestion administrative et financière, et contribue à la vie d'équipe et à la circulation de l'information au sein de l'établissement

Garantir la continuité de l'accueil des usagers et partenaires et du secrétariat
- Renseigner, Mettre en relation et orienter
- Accueil physique
- Accueil téléphonique
- Suivre les différents courriers et demandes et la réponse à ces sollicitations
- Assurer la mise à jour et la gestion de l'agenda du(de la) responsable et suivre la planification des réunions
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Assurer des missions de gestion administrative et financière
- Vérifier et saisir les présences des enfants
- Suivre, mettre à jour et transmettre les différents tableaux de bord (financiers, d'activité, de présence du personnel...)
- Élaborer les factures ; préparer, suivre et participer le cas échéant à l'encaissement des participations familiales ( fonction de régisseur suppléant possible)
- Suivre la préparation et l'exécution budgétaire
- Suivre les commandes et les factures des fournisseurs
- Concevoir et diffuser des outils communs pour l'établissement
- Réaliser diverses tâches bureautiques et informatiques : courriers pour les familles, saisies diverses...

Participer à la vie de l'établissement et contribuer à la circulation de l'information
- Mettre à jour régulièrement l'affichage et la documentation pour le public
- Participer à la régulation du travail en assistant, si besoin, aux réunions d'équipe
- Participer à la mise en oeuvre et à l'évolution du projet d'établissement par la contribution active aux temps de réflexion collective (journées pédagogiques...) et événements particuliers (moments festifs avec les familles...)
- Participer le cas échéant à l'accueil de stagiaires, en collaboration avec le reste de l'équipe