Assistant de Gestion Administrative - Commune de Marseille H/F

Communes

Contexte

Au sein du service Cellule de Management de l'Information (CMI) à la division Prévention du Bataillon des Marins-Pompiers de Marseille (BMPM), rattachés à la Direction Générale Adjointe Ville Protégée (DGAP), vous exercerez les fonctions de coordination de la CMI.

Vous devrez organiser les missions de secrétariat et manager une équipe de 6 personnes, composée de civils et de militaires

Sous l'autorité du chef de division Prévention, votre rôle consistera à:

- Assurer la coordination d'une équipe de 6 secrétaires, organiser les missions notamment sur le volet gestion des courriers entrants et sortants;
- Adapter les missions de secrétariat au fur et à mesure des évolutions des projets «digitalisation» et «dématérialisation»;
- Être force de proposition quant à la mise en place des process;
- Suivre, tracer, numéroter, archiver l'ensemble de la documentation entrante et sortante de la division (environ 20 000 documents);
- Organiser les différentes commissions de sécurité (gestion de plannings, rédactionnel);
- Participer à des réunions à forts enjeux;
- Établir des statistiques relatives aux activités du secrétariat;
- Former le personnel aux missions de secrétariat;
- Évaluer et conduire les entretiens professionnels des secrétaires;
- Venir en support à l'équipe sur la gestion des courriers, si besoin.

Vos avantages

- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)