Chargé·e d'Accueil et d'Assistance Administrative - Mairie de Champ-Sur-Drac H/F

Communes

* Accueillir, orienter, renseigner et représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
* Garantir la délivrance d'une information fiable et précise au public et assurer un premier niveau de réponse
* Contribuer à une circulation de l'information et des messages fiables et rapides au sein de la collectivité
* Gérer et/ou assister la directrice de l'accueil et des relations avec les habitants

SECRETARIAT D'ACCUEIL :

- Accueillir au téléphone et physiquement le public
- Accueil physique en Mairie
- Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques et du public présent
- Identification et gestion de la demande et de son degré d'urgence
- Premier niveau de réponse aux usagers
- Recherche du bon interlocuteur et mise en relation des correspondants
- Inscriptions sur les listes électorales (remise et/ou réception d'imprimés)
- Invitations aux cérémonies
- Affranchissement du courrier
- Diffusion de documents tous services
- Mises à jour des listes de diffusion (dont coordonnées outlook)
- Prise des rdv du Maire
- Gestion des tableaux d'affichage et les présentoirs de l'accueil (hors CCAS)
- Capitalisation et gestion de l'information et des renseignements donnés par les autres services
- Enregistrement du courrier arrivé
- Permettre l'accomplissement des formalités liées à la vie quotidienne des administrés
- Etat civil : primo accueil reconnaissances - primo accueil mariages - copies d'actes d'état civil - décès - cimetières (vente concessions)
- Suppléer la responsable des affaires générales en son absence

- Protocole : organiser les cérémonies et commémorations

- Réservation du site, salle...
- Devis, commande denrées, gestion des stocks
- Gestion administrative : diffusion invitations, inscriptions...
- Supervision installation technique en lien avec Murielle (directives aux agents de service)

GESTION DES EQUIPEMENTS COMMUNAUX

LOCATION DE SALLES / DE VEHCIULES / DEMANDE DE MATERIEL

- Consulter et renseigner le logiciel d'occupation des sites communaux mis à disposition
- Assurer l'interface avec les usagers (renseignements, réservation, confirmation, rappel au règlement ...)
- Gérer la mise à disposition du matériel communal

GESTION DES FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERS PETIT EQUIPEMENT (drapeaux, masques etc...) :
- Suivi des stocks
- Gestion du budget alloué et du stock
- Commandes
- Transmission du matériel aux agents
- Renouvellement du marché à voir avec la responsable de gestion budgétaire

- PARTICIPATION A LA VIE DU SERVICE ET DE LA COLLECTIVITE

- Participer aux réunions et projets liés au service et à la collectivité