Agent d'Accueil - Secrétariat du Maire Avec Notions RH H/F

Mairie

Présentation du poste
Au coeur de la commune de Malataverne, vous assurez l'accueil du public et le secrétariat du Maire, tout en apportant un appui administratif en matière de ressources humaines. Ce poste requiert une discrétion absolue, un sens aigu du service public et le respect strict des obligations de confidentialité.

Missions principales

Accueil du public et communication
Accueil physique et téléphonique des administrés et partenaires,
Orientation du public vers les services compétents,
Gestion des appels, messages et prises de rendez-vous,
Enregistrement et affranchissement du courrier,
Suivi et affichage de la presse quotidienne,
Délivrance des cartes d'accès à la déchèterie communale et remise des clés de la déchèterie végétaux aux usagers,
Suivi des plannings salles et matériels, courriers, dossiers de manifestations, relations élus-associations,
Réception des inscriptions, réservations, et paiements pour différentes, manifestations (associations, commune, particuliers),
Déclaration des rassemblements en préfecture (4 fois dans l'année).

Secrétariat du Maire
Gestion de l'agenda du Maire,
Rédaction et suivi des courriers, notes et documents administratifs,
Organisation matérielle des réunions et suivi des dossiers,
Envoyer des invitations cérémonies commémoratives,
Interface entre le Maire, les élus, la DGS, les services et les partenaires extérieurs.

Secrétariat de la DGS
Suivi administratif des dossiers transversaux de la commune,
Rédaction, mise en forme et classement de documents administratifs,
Gestion et suivi de certains courriers et notes de service,
Organisation logistique de réunions internes (convocations, préparation des documents),
Interface administrative entre la DGS, les services municipaux et les partenaires institutionnels.

Ressources humaines
Suivi administratif des congés, formations et réponses candidatures,
Appui à l'organisation des réunions ou instances liées aux RH (emplois saisonniers.).

Compétences et connaissances

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
- Notions en ressources humaines et gestion administrative
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Qualités professionnelles
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
- Rigueur, organisation et fiabilité
- Devoir de réserve
- Qualités relationnelles et rédactionnelles, diplomatie et sens du service public
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe