Assistant Administratif Conception H/F Grand Frais Caisses

Au sein du service administratif et en étroite collaboration avec les responsables conception et travaux ainsi que nos partenaires, vous intervenez comme un véritable pilier administratif des projets de conception.

À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative des projets et des chantiers :

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Assurer le suivi des obligations administratives et réglementaires liées aux projets (autorisations d'urbanisme, DROC, DPSPS, DAACT...).

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Gérer les démarches auprès des concessionnaires et organismes externes (mairies, architectes, MOE, huissiers, fournisseurs...).

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Créer et suivre les projets sur les outils de gestion (ZOHO, Sharepoint, Diagram, Docuware).

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Constituer, compléter et classer l'ensemble des dossiers administratifs et techniques des projets.

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Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus de réunions, courriers et documents contractuels.

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Préparer et suivre les contrats architecte et MOE (lettres de mission, contrats de maîtrise d'oeuvre).

Suivi budgétaire et facturation

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Mettre à jour et diffuser les estimations financières des projets.

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Suivre, contrôler et pointer les factures liées aux projets (honoraires, situations de travaux, DGD).

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Vérifier la conformité des factures et assurer leur transmission aux services concernés selon les process internes.

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Tenir à jour les tableaux de suivi budgétaire et les tableaux de bord du pôle conception.

Assurances et dossiers spécifiques

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Constituer et compléter les dossiers d'assurance Dommage-Ouvrage (DO).

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Monter les dossiers CEE et assurer leur transmission.

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Veiller à la conformité administrative des entreprises intervenantes (Kbis, assurances, sous-traitance, contrats...).

Support administratif général

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Participer à l'organisation générale de la structure : accueil téléphonique, gestion du courrier, commandes de fournitures.

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Assurer le relais avec l'assistant administratif conception travaux en cas de besoin.