Agent Administratif - Agent Administrative à l'EHPAD Verdun H/F

France Travail

Service d'affectation: Bureau des Entrées du site ST CATHERINE

MISSIONS :
Entrées des résidents :
- Envoi des dossiers à remplir pour entrées en EHPAD (tempo, définitif et Accueil de Jour)
- Constitution des dossiers EHPAD, d'Aide Sociale avec les familles, et des dossiers d'Obligés Alimentaires pour le tribunal (Copie Trésorerie et le CD)
- Relation avec le tribunal (Juge aux Affaires Familiales) : constitution du dossier, audience au tribunal, suivi du jugement
- Envoi des Contrats de Séjour et dossiers CAF-MSA aux familles, gestion des dépôts de garantie
- Préparation des Commissions d'Admission (dossiers, réponses aux familles)
- Préparation des documents pour chaque entrée : à l'attention des différents services

Mise à jour des dossiers administratifs des résidents :
- Mise à jour des dossiers des résidents sur GAM (GIR, vérif. mouvements des IDE.) et des documents administratifs dans les dossiers de résidents
- Renouvellement des dossiers d'aide sociale
- Revalorisation des obligations alimentaires
- Suivi des dossiers d'APA des départements extérieurs
- Mise à disposition de divers documents pour familles et organismes: bulletin de situation, GIR, attestation de biens, attestation de présence.
- Courriers divers : aux familles (concernant la tarification, l'aide sociale, l'obligation alimentaire - en rapport avec l'administratif), aux organismes de tutelle, notaires, Départements (arrêtés de tarification, GIR.).

Régie argent de poche des résidents de l'EHPAD ST CATHERINE :
- Mise à disposition de l'Argent de poche pour les résidents Aide Sociale, gestion de la caisse et envoi mensuel d'un récapitulatif à la trésorerie de Verdun

Divers :
- Participation au Conseil de la Vie Sociale
- Participation aux différents groupes de travail EHPAD
- Enquêtes diverses
- Accueil téléphonique et/ou physique résidents/familles/tutelles

Accueil-Facturation-Contentieux des dossiers des résidents des EHPAD du CH Verdun Saint-Mihiel :
- Faire le lien avec le responsable des BDE sur les équipes des BDE des EHPAD des 2 sites Sainte-Catherine à Verdun et Sainte-Anne à Saint-Mihiel : organiser et optimiser la gestion des dossiers pour les missions d'accueil, facturation et contentieux
- gestion des plannings et des congés sous couvert du responsable du BDE.
- Etre l'interlocuteur de la direction et des acteurs extrahospitaliers pour les admissions, la facturation et le contentieux liés aux dossiers des résidents dans les deux EHPAD du CH Verdun Saint-Mihiel
- Établir et maintenir des relations régulières avec le Trésor Public pour le recouvrement des créances, le suivi du recouvrement des titres des années antérieures et la gestion des non-valeurs
- Veiller au dépôt des factures EHPAD sur CHORUS ou différentes plateformes des départements
- Etre force de proposition, formaliser et adapter des procédures/modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
- Construire et utiliser des outils de pilotage
- Dépôt de factures EHPAD sur CHORUS ou sur différentes plateformes des départements (démat)
- Analyser des données sur la base de tableaux de bord afin d'être en mesure de justifier des résultats relatifs à l'activité de son domaine
- Superviser la gestion administrative des dossiers EHPAD (suivi de la qualité des saisies, des rejets, du niveau des facturations et contrôle de facturation en lien avec la direction des affaires financières)
- Identifier et analyser les erreurs de gestion (codage, problème de facturation), en rechercher les causes, les corriger, définir les moyens d'y pallier, notamment grâce à la mise en place d'outils de pilotage
- En cas de contentieux, piloter la refacturation des dossiers rencontrant un litige (annulation et réémission de titres)
- Piloter la clôture d'exercice des EHPAD et suivre le bordereau de clôture

Vaccination Hépatite B obligatoire