Assistant de Direction - Ufr Santé H/F

Université Marie et Louis Pasteur

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Définition de la fonction

Sous la responsabilité du directeur de l'UFR Santé et de la responsable des services administratifs (RSA). Présence au bureau de direction.

Champ des relations

· En interne

- Le directeur et les directeurs adjoints (3 vice-Doyens)

- La responsable administrative

- Tous les personnels de l'UFR (enseignants et administratifs, techniques...)

- Les étudiants

- Les services centraux de l'UFC

· En externe:

- Les services du CHU

- D'autres UFR Santé

- Les services du Ministère de l'Enseignement Supérieur de la Recherche et de l'Innovation

Activité 1 : Assistance de la direction

- Gérer les agendas (rappels RV, recherche N° tél, appels divers...)

- Répondre aux diverses sollicitations téléphoniques, écrites ou par mail et orientation

- Accueillir le public qui souhaite rencontrer ou avoir un RDV avec les membres de la direction

- Suivre le courrier: réception, signature, envoi, suivi des réponses, archivage

- Venir en appui des chefs de services de la composante sur des sujets particuliers, transversaux pour participer avec la direction à la communication et cohésion.

Activité 2 : Gestionnaire de dossiers spécifiques

- Être référent du Conseil de gestion de l'UFR: préparation de l'ordre du jour en lien avec la direction et les services concernés (convocation, émargement, rédaction du PV et des décisions, suivi des décisions, archivage)

- Suivre les conventions de la composante: recueillir les conventions, assurer le suivi avec les services centraux, suivre les signatures, assurer la diffusion et faire le suivi de la mise en oeuvre, archivage.

Activité 3 : Appui sur des sujets et projets ponctuels

- Participer à l'organisation des Journées Portes Ouvertes

- Participer à l'organisation des élections au sein de la composante

- Mettre à jour de l'organigramme de la composante

- Faire le lien avec la direction de la communication de l'UFR et mettre à jour le site de la composante.

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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