Assistant·e Administratif·ve Services Commerciaux & Siege H/F

les Pep 75

Nous sommes à la recherche d'un/.e Assistant.e Administratif./ve pour intégrer notre nos services commerciaux, ayant déjà une expérience dans une structure associative, éducative ou touristique.

1/SUIVI ADMINISTRATIF DES SEJOURS:
Réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats) Gestion autonome de la clientèle individuelle (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.
Constitution, suivi et mise à jour des dossiers clients
Gestion des inscriptions individuelles (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.)
Suivi des dossiers administratifs en lien avec les services
Suivi et traitement des déclarations assurance, sinistres, réclamations
Suivi et traitement des frais médicaux
Réception, traitement et orientation des demandes vers les services
Placement : Suivi des dossiers avec Eric et mise à jour du tableau de suivi
Suivi des effectifs, des besoins spécifiques et des pièces administratives
Coordination avec les prestataires : hébergements, transports, animations, etc.
Mise à jour des dossiers INSPECTION ACADEMIQUE
Enregistrement et suivi des contrats, factures et relances clients

2/COMMUNICATION:
Création de support de communication (flyer etc.)
Mise à jour de documents de communication en lien avec les centres
Préparation de documents commerciaux et réponses aux appels d'offres

3/SUIVI FINANCIER :
Suivi des paiements, relances
Préparation de documents pour la comptabilité

4/ADMINSITRATIF / LOGISTIQUE:
Accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires
Gestion du courrier entrant/sortant et des fournitures
Classement, archivage et organisation des documents administratifs
Préparation des réunions internes et instances (CA, AG.)
Aide à la rédaction des comptes-rendus
Mise à jour des tableaux de bord et supports administratifs transverses
Participation à l'organisation logistique d'événements ou temps forts internes
Appui à la gestion matérielle et administrative du siège
Gestion de la boite mail contact

PROFIL RECHERCHE:
Formation de niveau Bac à Bac +2 en administration, gestion, secrétariat, (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA.).
Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative, éducative ou touristique.
Une bonne connaissance du secteur des séjours collectifs, de l'éducation populaire ou du tourisme social serait un atout

Compétences Métier :
Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ou d'autres logiciels similaires
Maitrise des procédures administratives (assurances, inspection académique)
Gérer et suivre des dossiers administratifs et clients individuel
Traiter des devis, inscriptions, et factures
Assurer le suivi des paiements et des relances clients
Rédiger des courriers, comptes rendus et supports administratifs clairs et précis
Coordonner différents interlocuteurs (prestataires, clients, services internes
Organiser, classer et archiver les documents de façon méthodique

Compétences Comportementales:
Rigueur et sens de l'organisation
Sens du service et de l'accueil
Esprit d'équipe et collaboration
Réactivité et adaptabilité
Bon relationnel et communication claire
Polyvalence

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Début du contrat : Mi février
Durée du travail: 39h
Prime grenelle : 39,00€ brut mensuel
Lieu du poste : En présentiel Paris ,déplacement à prévoir en France et en ile de Franc

AVANTAGES :
Repos supplémentaires : 21 jours /an
Complémentaire santé AXA, prise en charge entreprise 70%
Prise en charge forfaitaire abonnement sportif

Pour postuler : CV et lettre de motivation