Assitant de Direction H/F

Home Staging Service - H.S.S.

1. Assistanat de Direction et Gestion Administrative courante :

- Assurer une gestion documentaire efficace, en archivant et en organisant les documents importants de manière systématique.
- Préparer des rapports détaillés, des analyses et des présentations pour la direction.
- Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques de manière professionnelle.
- Faciliter la communication et la collaboration entre les différents départements de l'entreprise.
- Gérer de manière proactive l'agenda du directeur.

2. Coordination des missions de maintenance et travaux :

- Planifier et effectuer des inspections régulières des propriétés pour identifier les problèmes potentiels.
- Organiser des interventions préventives pour assurer le bon fonctionnement des équipements.
- Répondre rapidement aux demandes de réparations et assurer des interventions rapides en cas d'incidents.
- Coordonner les travaux de maintenance générale, y compris la peinture, la plomberie, l'électricité, et autres besoins.
- Gérer les contrats de maintenance avec des prestataires externes pour garantir la qualité des services.
- Suivre l'inventaire des équipements techniques et planifier leur remplacement ou mise à niveau si nécessaire.
- Suivre les procédures d'urgence pour faire face à des situations critiques (fuites d'eau, pannes électriques) et former le personnel à ces procédures.
- Assurer une communication régulière avec l'équipe, en particulier avec la direction, pour informer des interventions en cours, des problèmes identifiés, et des solutions apportées.

3. Relation avec les Prestataires et Fournisseurs :

- Négocier les contrats avec les prestataires pour garantir des tarifs compétitifs et des niveaux de service optimaux.
- Mettre en oeuvre des stratégies visant à réduire les coûts tout en maintenant la qualité des services.
- Effectuer des analyses régulières des dépenses liées aux prestataires et fournisseurs pour identifier des opportunités d'économies.
- Préparer des rapports réguliers sur les activités de maintenance, les interventions techniques, et les performances des prestataires.
- Et proposer des recommandations d'amélioration basées sur l'analyse des rapports.

4. Formation Continue :

- Organiser des sessions de formation continue pour les techniciens et fonctions supports afin de maintenir leurs compétences à jour et de les sensibiliser aux nouvelles technologies et normes.
- En mettant en oeuvre ce plan, vous pouvez garantir une gestion efficace des missions des techniciens et des relations avec les prestataires et fournisseurs dans le secteur de l'immobilier/location courte durée.

Qualifications et Compétences :

- Diplôme universitaire dans un domaine connexe (gestion, administration des affaires, etc.).
- Expérience préalable en tant qu'assistant(e) de direction, de préférence dans le secteur immobilier ou de la location courte durée.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais (serait un plus).
- Maîtrise avancée des outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office.
- Capacité à travailler de manière autonome, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Forte orientation client, empathie et sens aigu du service.

A propos :
Notre entreprise, H.S.S, a pour activité la gestion et la location d'appartements à court / moyen terme à Paris. Nous disposons aujourd'hui d'un parc immobilier composé d'une centaine d'appartements.
Nous avons également une activité de rénovation d'appartement et de Home Staging : lorsque nous signons un contrat avec un propriétaire pour la gestion de son appartement, nous nous occupons de toute la rénovation et la mise en valeur de son appartement.