Assistante Administrative - Cc Causses et Vallee de la Dordogne H/F

Structures de coopération territoriale

La communauté de communes recherche sa/son ASSISTANT.E ADMINISTRATI.F.VE qui contribue à la prise en charge de l'administration du service culture dont le marché public des transports culturels, la gestion des devis-factures du service et les activités liées à la commission culture (70 élus).
L'agent occupera un poste transversal dans l'assistance de la Directrice des Affaires Culturelles à l'administration globale des actions du service culturel et auprès des partenaires culturels.

Activités principales

Secrétariat du service culture :
- Suivi et traitement quotidien de l'information (mail, téléphone, courrier)
- Réalisation des bilans annuels
- Gestion des heures, congés, récupérations heures, frais de déplacement du personnel du service, ordres de mission (direction culture, médiathèque, cinéma)
- Réalisation et suivi du marché public pour les transports culturels, gestion des inscriptions, bons de commande, fiches de voeux, tableaux de suivi, relations avec les transporteurs et les établissements scolaires, bilan annuel
- Suivi des conventions diverses (GEAC, BDL, FRAC, collectionneurs privés etc).
- Rassemblement des informations et de documents pour création de dossiers divers, collaboration et aide administrative pour la responsable du service
- Gestion et actualisation de bases de données
- Organisation logistique relative aux réunions et aux évènements du service
- Participation à la logistique pour la communication, suivi avec le prestataire pour la diffusion des supports de communication
- Gestion et suivi de divers travaux de bureautique (courriers, tableaux, compte-rendu de réunion, rapport, tri, classement, archivage, numérisation, diffusion, etc.)
- Suivi des tâches liées aux activités des commissions thématiques : envoi des convocations et ordres du jour, suivi des inscriptions et émargement, écriture et suivi des comptes rendus, soutien technique et logistique aux activités liées à la commission (suivi des groupes de travail)
- Animation des actions liées à l'implication des élus de la commission : suivi des outils (feuilles de routes, questionnaires identité), accompagnement des élus dans la prise en main des outils, analyse et traitement des données
- Rédaction et suivi inscription des projets de délibération pour le conseil communautaire

Comptabilité :
- Traitement des devis, factures, bons de commandes pour le service culture et saisie dans le logiciel « Sedit » du service finances
- Participation et collaboration au suivi administratif et comptable du service
- Mettre à jour le budget ajusté du service

Conditions d'exercice et particularités du poste
- Réunions et manifestations culturelles en dehors des horaires de travail possibles en soirée et en week-end selon besoin : commission thématique, un mercredi soir par mois.