Agent Administratif du Pôle Famille - Magny le Hongre H/F

Communes

Assurer les missions d'assistante de direction auprès du Directeur et notamment sur la partie scolaire.
Binôme avec l'assistante de direction en charge du périscolaire.

Secrétariat :
Accueil téléphonique et renseignements relatifs au service scolaire
Secrétariat de la Direction (prise d'appels, classement, courrier, commandes de fournitures, suivi des circuits de signature/parapheurs, etc.)
Gestion des courriers sur la partie scolaire
Orientation des demandes extérieures dans le service
Préparation dossiers de commissions scolaires/périscolaires/jeunesse
Gestion des études dirigées en lien avec le coordinateur des centres de loisirs

Scolaire :
Suivi des demandes de stages pour les écoles avec le service RH
Suivi des demandes diverses des RPE (courrier, vente de gâteaux, réservation de salle)
Préparation et suivi des conseils d'école
Travail sur les dossiers PAI en lien avec l'adjointe du service
Contact et gestion des demandes des établissements scolaires
Préparation des décisions du Maire pour le temps scolaire
Aides à la direction pour les dossiers frais d'écolage
Suivi du dossier exercice incendie, PPMS sur les écoles en lien avec la Direction
Suivi du listing des clefs à destination des enseignants
Suivi sortie piscine (temps scolaire)
Préparation des sorties école
Suivi du tableau des demandes de travaux
Retour des PC enseignants en fin d'année scolaire et suivi des problèmes TNI

Gestion de dossier
Travail en partenariat avec les prestataires sur l'organisation des évènements

Organisation des actions de sensibilisation
A destination des écoles, recherche d'idée, de devis, organisation en lien avec la direction du service (ex : sensibilisation aux jeux dangereux, sécurité routière ...)
Gestion des commandes de cadeaux de fin d'année scolaire aux CM2 (recherche d'idée, de devis...)
Commande de chocolat de Noël pour l'ensemble des enfants scolarisés de la commune

Budget :
Saisie des bons de commande relatifs au scolaire et périscolaire en lien avec le binôme.
Réaliser des échanges réguliers avec la référente Budget du service.
Consultation des soldes disponibles par école.

ACTIVITES SECONDAIRES (OCCASIONNELLES) :
Binôme avec l'assistante de Direction périscolaire sur l'ensemble des missions (gestion des dossiers en son absence afin d'assurer la continuité du service..)
Gestion de la boite mail du service Education et appel téléphonique du service