Assistant Administratif H/F SAS E2V HOLDING

En tant qu'Assistant Administratif, vous êtes rattaché au Directeur général et Directeur des opérations.

Missions Principales regroupées en 5 pôles :

(voir détail par domaine : comptabilité, facturation, RH, véhicules, administratif, relances...)

- Gestion des achats (bons de commandes et livraisons fournisseurs)
- Gestion documentaire & conformité
- Parc véhicules et géolocalisation
- Accueil, secrétariat & services généraux
- Assistance facturation, Relances clients.

Missions détaillées de base

Accueil, secrétariat & moyen généraux

- Accueil téléphonique, messages, traitement courrier/colis

- Courriers divers (clients/fournisseurs/appels d'offres)

Comptabilité courante & achats

- Émettre et suivre les bons de commande chantiers et généraux

- Enregistrement journalier des encaissements clients sur spock et suppression des créances dans le tableau suivi clients

- Génération et envoi des factures clients par lot sur Spock

- Relances clients concernant E2V Entretien

- Notes de frais (saisie + justificatifs)

- Rapprochements factures Spock, corrections de prix

Gestion documentaire & conformité

- Répondre aux mails clients (documents administratifs, sous-traitance, réceptions...)

- Mise à jour Provigis, Attestation Légale, E-Attestation etc.

- Mise à jour annuelle : références chantiers, certificats de bonne exécution, effectifs, CA

Parc véhicules

- Suivi CT, VGP, vignettes Crit'Air, boîtiers géoloc

- Gestion sinistres (déclarations, RDV prestataires, suivi assurances)

- Mise à jour carnets véhicules

Mise à jour du tableau concernant la flotte automobile et matériel

Envoi des dossiers aux experts dans le cadre des sinistres chantier

Prise en charge des sinistres

Gestion devis & facturation

- Intégrer devis signés (dossier chantier, plan de charge, tâches Spock)

- Procédures de facturation spécifiques par client (RG, caution, prorata, Chorus, Kaufman, Freez)

- Émission, transmission & suivi factures

- Suivi RG et révisions de prix (indices INSEE)

- Facturation entretien & mises à jour contrats

- Paramétrage & gestion ACCES SAP (clients & attestations).

Logistique & fournitures

- Suivi des besoins des agences et dépôts.

- Commandes et réapprovisionnement régulier (papier, cartouches, classeurs, etc.).

- Vérification des stocks pour éviter les ruptures.

- Vérifier la conformité des factures liées à la gestion des déchets.

- Mettre à jour le registre de distribution pour garantir la traçabilité.