Chargé d'Accueil Billetterie et Mandataire Secondaire H/F Muséum Nationel d'Histoire Naturelle

Contexte du recrutement et définition de poste

Le Parc zoologique de Paris est l'un des sites du Muséum national d'Histoire naturelle (MNHN).

Parmi les sites de diffusion du Muséum, musées, jardins et zoo, le Parc Zoologique de Paris constitue un véritable vecteur de transmission des sciences du vivant et de sensibilisation à la biodiversité, à la conservation et à la protection des espèces animales. Plus de 3000 animaux, sont présentés, pour 255 espèces représentatives de 5 biozones géographiques.

Plus de 500 000 de visiteurs sont attendus chaque année.

L'expertise de toutes les équipes (Animalier, Technique, Publics et Administrative) vise à leur satisfaction. En charge du développement des publics, l'équipe Médiation et Action culturelle (responsable de l'offre de visite: animations, visites/ateliers, événements, etc.) et l'équipe Accueil, Services et Relation Client (responsable de l'expérience de visite globale) collaborent étroitement au quotidien.

Sous l'autorité de la Responsable de l'Accueil, Services et Relation Client, le Chargé d'Accueil et Billetterie contribue directement à la qualité de l'accueil des publics et oeuvre pour garantir une expérience de visite et des conditions d'accueil de qualité. Il ou elle est notamment chargé.e du suivi du prestataire d'accueil et du bon fonctionnement de la billetterie sur site, dans le cadre du système de billetterie unifié de l'établissement.

Veiller à la qualité d'ACCUEIL

Ä Veiller à la bonne application de la politique d'accueil et de la stratégie relation client du MNHN.

Ä Assurer la gestion de la liste VIP. En cas de visites VIP, coordonner l'information interservices et rédiger la relative fiche événement au besoin.

Contrôle du parc

Ä Assurer un contrôle quotidien du bon état général du parc, notamment au niveau de la prestation de nettoyage, des services proposés aux visiteurs et du matériel d'accueil.

Ä Être référent pour la prestation de nettoyage en lien avec le prestataire et le partenaire Byes (assurer le suivi, les contrôles contradictoires mensuels, demandes de devis pour les prestations particulières, ...)

Gestion du matériel

Ä Être garant du suivi des stocks des documents et du matériel destinés au public (inventaire, commandes / approvisionnement, suivi des livraisons, consignes d'utilisation, mise en place de process au besoin, ...). Assurer l'entretien et la maintenance du matériel (soit directement soit en lien avec les services techniques du parc ou un prestataire).

Ä Assurer la gestion logistique de la «Réserve Accueil» (stockage)

Ä Gérer les objets trouvés, en lien avec le prestataire Accueil/billetterie et leur envoi régulier

Services

Ä Accompagner le service dans la mise en place des nouveaux services aux visiteurs (en lien avec les services internes, les fournisseurs et le prestataire Accueil/billetterie).

Coordonner la mise en oeuvre des missions d'accueil et de billetterie; suivi de la prestation d'accueil- billetterie

Ä Participer à la définition du dimensionnement annuel de la prestation d'accueil-billetterie.

Ä Etablir les besoins de renfort d'agents d'accueil selon la saison et les événements, en lien avec l'ensemble de l'équipe; assurer le suivi de la prestation.

Ä Suivi opérationnel du prestataire : accompagnement et contrôle des prestations, suivi des évolutions liées à l'activité (actualisation des informations et procédures, ...), suivi des engagements qualité, suivi des données et reporting, ...

Être le premier niveau de contact du service au sein du parvis auprès du prestataire pour tout sujet lié à l'accueil du public, au matériel/services et à la billetterie.

Ä Epauler le prestataire en cas de nécessité (problèmes techniques de billetterie, conflit visiteur, ...).

Suivi de la billetterie et mandat de régie

Ä Connaitre le fonctionnement de la billetterie, les outils associés ainsi que les règles de tenue d'une régie de recettes publique.

Ä Assumer le rôle de mandataire secondaire du régisseur de la billetterie sur place et le remplacer afin d'assurer la continuité de service de ses fonctions:

o Gestion des fonds de caisse, contrôles contradictoires de clôture de caisse, sécurisation des valeurs au coffre.

o Supervision de l'exploitation de la billetterie.

Ä Assurer le suivi fonctionnel de la billetterie en lien avec les services Mnhn (billetterie, réservation, techniques, ...) et l'Agence comptable.

Ä Assurer le lien avec le Service Billetterie Mnhn:

- définir les besoins de programmation sur place et en ligne en lien avec le besoin annuel et événementiel, ainsi que l'évolution de la grille tarifaire;

- assurer les demandes et suivi des arrêtés tarifaires;

- suivi des activités / produits paramétrés;

- suivi des dysfonctionnements / maintenances logiciels et matérieldans l'objectifs d'assurer la meilleure continuité de service possible ; accompagnement des équipes prestataires lors de situations de fonctionnement dégradé;

Ä Participer à la mise en place de nouveaux projets / outils en lien avec la billetterie et accompagner le prestataire accueil-billetterie.

La quotité entre les missions est identifiée à

- 80% accueil-billetterie mandat de régie

- 20% mandataire secondaire de régie

Dans le cadre de ses missions, le Chargé d'Accueil-billetterie contribue directement à la qualité de l'accueil de tous les publics par la participation aux réunions de service et réunions projet. Il est amené à gérer des fournisseurs et prestataires, participer à des appels d'offre, ... Il est garant de la qualité opérationnelle de ses projets et assure le suivi administratif de son activité.

Hygiène et Sécurité :

Au même titre que tous les agents du Parc Zoologique de Paris, le Chargé d'Accueil-Billetterie devra observer les suivantes consignes d'hygiène et sécurité.

· Veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous son autorité, à la sauvegarde des biens dont ils disposent et à la préservation de l'environnement

· Maintenir les installations en conformité et faire respecter les règlements et consignes en vigueur dans l'établissement

· Mettre en oeuvre une démarche globale de prévention en s'appuyant notamment sur le document unique d'évaluation des risques

· Veiller aux bonnes pratiques professionnelles

· Vérifier que les personnels placés sous son autorité reçoivent une formation en matière d'hygiène et de sécurité, notamment lors de leur entrée en fonction et à l'occasion de la mise en oeuvre de nouvelles techniques

Informer le supérieur hiérarchique de tout accident, incident grave ou signalement de danger grave survenu dans son service, procéder à une enquête immédiate. Inscrire aux registres de sécurité

Relations professionnelles :

En interne : l'ensemble des services du PZP, les prestataires et concessionnaires (accueil/billetterie, nettoyage, boutiques, restauration), l'ensemble des services et sites de la DGD MJZ et notamment le service transverse de billetterie et réservation, l'Agence comptable et autres services et directions du Muséum.

Relation fonctionnelle envers le régisseur et les mandataires secondaires

En externe : visiteurs, fournisseurs, interlocuteurs institutionnels de l'établissement, ...

Possibilité d'encadrement d'un stagiaire (direct ou fonctionnel sur certaines missions).

Horaires et conditions de travail :

Horaires: temps complet (35h35/semaine)

- Semaine: présence sur site demandée avant l'ouverture au public.

- Possibilités travail les week-ends et jours fériés, en soirée, selon le besoin (régie, événements, forte fréquentation, ...).

Conditions de travail: bureau et terrain. Possibilité de déplacements ponctuels sur les autres sites Mnhn parisiens (réunions, formations, ...).

Lieu de travail: Parc zoologique de Paris.

Profil recherché

Ä Expérience face public souhaitée dans la Culture, le Tourisme ou toute activité accueillant du public.

Ä Connaître les techniques d'accueil et de relation clients. Savoir faire face aux situations d'urgence, gestion des conflits.

Ä Connaître le fonctionnement d'une billetterie. La connaissance de logiciel(s) de caisse serait un plus.

Ä Connaissance des procédures de versement, de tenue de régie, de production des pièces justificatives, de contrôle des fonds.

Ä Maîtrise des outils bureautiques; faculté à manier les données chiffrées et à en faire l'analyse.

Ä Qualités orales et rédactionnelles.

Ä Excellent relationnel.

Ä Savoir travailler en équipe et en transverse, ainsi qu'en autonomie.

Ä Avoir le sens des priorités et du respect des délais.

Ä Rigueur, discrétion, sens du service et de l'organisation.

Ä Capacité d'analyse, savoir émettre un diagnostic sur une situation et proposer des solutions

Ä Formation souhaitée en accueil du public / médiation

Ä Diplôme Bac +2 minimum

Ä Diplôme de secouriste souhaité (SST, PSC1)

Connaître l'anglais. Autre langue étrangère bienvenue

Information(s) complémentaire(s)

Venez rejoindre un établissement chargé d'histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d'une grande variété de métiers et d'activités, le Muséum vous propose d'intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

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