Assistant de Service H/F Nantes Métropole

Au sein de la Direction générale culture et arts dans ville, sous l'autorité de la responsable de la Mission publics et citoyenneté culturelle, vous assistez la responsable de la Mission Publics et citoyenneté culturelle ainsi que les 3 chargés de mission dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités. Vous prenez part à la réalisation de projets, dispositifs, rencontres pilotés par la mission publics et citoyenneté culturelle et contribuez à la bonne marche administrative de la MPCC, en lien avec les autres assistantes.
Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :
Gestion et organisation administrative:Accueil, information (physique, mail et téléphone) :Accueillir, renseigner et orienter les acteurs culturels et les partenaires en premier niveau d'information et dans ce cadre, être présente dans des fonctions d'accueil ponctuel des acteurs pour l'ensemble de la DGCAV
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Prendre en charge et analyser les demandes, discerner le niveau d'urgence et orienter vers le bon interlocuteur
Adapter son discours en étant l'interface de représentation de la collectivité auprès des partenaires extérieurs et des institutions
Actualiser des bases de données et listes de diffusion de la MPCC et en complémentarité avec les autres assistantes pour des listes de diffusion transversales et selon une charte et un protocole de transmission que la DGCAV conviendrait de définir à l'interne pour une data harmonisée et efficiente
Organisation et planification de réunions, de rencontres et gestion des agendas :Organiser des réunions et planifier des rendez-vous, en présentiel comme en distanciel, en proposant et utilisant des outils adaptés (mail, téléphone, doodle et autres outils de planification collective), de la formalisation et diffusion des invitations et de l'ordre du jour jusqu'à la diffusion du compte rendu
Assister la responsable de la MPCC et les chargés de mission dans la préparation de leurs dossiers et documents divers pour les réunions et rendez-vous
Participer à des réunions, assurer une prise de note voire des comptes rendus
Prendre en charge la gestion logistique des rencontres avec des partenaires, des réunions et rendez-vous : réserver les salles de réunions, le matériel, prévoir les listes d'émargement, le dispositif d'accueil le cas échéant en lien avec le protocole, - prendre en charge l'organisation logistique des déplacements des agents de la mission
Gestion administrative et suivi des courriers, notes, conventions etc de la MPCC :Gérer du courrier postal et électronique (départ/arrivée) et traitement postman : réception, tri/répartition, traitement et suivi sur Postman, traiter certains messages directement pour la chargée de mission (réponse ou orientation)
Rédiger des courriers en tenant compte des informations et éléments transmis
Gestion des messageries, assistance de projets et dispositifs culturels
CDD DU 23/03/2026 AU 10/07/2026