Assistant de Direction H/F B2R Group

En tant qu'Assistant de Direction, vous occupez un poste pivot au sein de l'organisation. Véritable bras droit des architectes associés, vous garantissez la fluidité administrative de l'agence et assurez l'interface avec une clientèle exigeante ainsi que l'ensemble des partenaires.

Vos mission :

1. Support à la Direction & Communication

- Pilotage de l'activité : Gestion de la boîte mail de la direction (lecture, tri, alertes sur les urgences et propositions de réponses).
- Gestion d'agenda : Planification, confirmation et anticipation des rendez-vous professionnels des associés.
- Accueil & Standard : Gestion des appels entrants, accueil physique des clients et visiteurs, et réception des entreprises pour les présentations de produits.

2. Ressources Humaines & Social

- Recrutement : Rédaction et diffusion des offres, analyse des candidatures, conduite des entretiens et rédaction des synthèses.
- Administration du personnel : Gestion des permis de travail (Monaco), suivi des congés, des absences et des accidents du travail.
- Paie : Transmission des éléments variables au comptable, vérification des bulletins et exécution des virements de salaires au 30 de chaque mois.
- Vie Sociale : Veille juridique et organisation des élections des délégués du personnel.

3. Gestion Financière & Administrative des Projets Facturation & Honoraires :

- Établissement des contrats, calcul des honoraires, émission des factures via le logiciel MEG et suivi rigoureux des relances.
- Comptabilité : Paiement des factures fournisseurs, transmission des pièces au cabinet comptable et suivi budgétaire annuel (charges fixes et projections).
- Support Projets : Archivage documentaire, établissement des bordereaux de dépôt et soutien administratif aux équipes opérationnelles.

4. Back Office & Logistique

- Gestion des flux : Tri et distribution du courrier, gestion des stocks (papeterie, consommables) et passation des commandes.
- Vie de l'agence : Organisation des moments de convivialité internes (petits-déjeuners hebdomadaires), suivi de l'entretien des espaces et aide logistique ponctuelle.