Assistant de Direction H/F Sinclair Ressources

Missions principales :

Missions de secrétariat et d'assistanat :

- Gestion de l'agenda et accompagnement à l'anticipation des différentes échéances
- Réservations régulières de bureaux de passage sur le Paddock et à la VLV
- Organiser les voyages en France et à l'étranger de la DRH et éventuellement des autres membres de l'équipe
- Organisation et préparation de réunions, réservation de salles
- Rédaction de documents (notes, comptes-rendus), mise en page de présentations
- Accompagner l'équipe dans la mise en forme des présentations à destination du Groupe
- Assurer une partie des reportings RH diffusés
- Assurer le suivi de la base des nouveaux entrants pour l'organisation des déjeuners métiers et RDV avec des membres du COMEX
- Construire et animer la diffusion d'un calendrier comportant l'ensemble des évènements clés de l'année
- Mettre en place et gérer le classement, rangement

Vie d'équipe :

- Contribution à l'organisation des séminaires et autres événements/réunions/petits déjeuners liés à la vie de l'équipe
- Réceptionner et distribuer le courrier du département et envoi du courrier
- Accueillir les visiteurs
- Organiser les parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs de la Direction
- Organiser la réunion bimensuelle transverse
- Préparer les slides sur les nouveaux entrants pour la réunion bimensuelle
- Aider si nécessaire l'équipe sur l'organisation de projets ciblés.

Office Management :

- Veiller aux espaces de travail et aux besoins de mobiliers
- Commander et gérer les fournitures et autres matériels/outils de travail pour l'équipe (informatique)
- En lien avec les services généraux, assurer l'aménagement des bureaux pour tout nouvel embauché, les réaménagements des bureaux et déménagements

Suivi administratif et budgétaire :

- Suivi et validation du remboursement des notes de frais
- Responsabilité du suivi budgétaire des dépenses de fonctionnement et contrôle des imputations de dépenses dans MEO (outil interne de gestion des achats indirects),
- Suivi des fournisseurs (bon de commande, signature contrats, suivi facturation, litiges...) ;
- Contribuer au respect des procédures internes en lien avec le service Contrôle Interne (déclarations cadeaux...)
-Coordonner le rétroplanning, embarquer les autres acteurs de l'équipe et assurer la consolidation.
- Être en lien avec le contrôle de gestion pour répondre aux différentes demandes et contribuer aux présentations budgétaires.