Assistant Exploitation H/F Veolia

Responsabilités principales

Gestion exploitation et coordination

- Suivi et remonté des KPIs
- Préparation des réunions clients et internes
- Suivi du SMI
- Gestion des accès au site
- Participer à la coordination des opérations quotidiennes sur site.
- Assurer le suivi contractuel.
- Gérer les commandes fournisseurs.
- Participer aux tâches administratives de lancement, de suivi et de clôture des affaires.

Communication et coordination :

- Faciliter la communication entre les équipes internes et les parties prenantes.
- Organiser et coordonner les réunions et les échanges d'informations.

Suivi de la performance :

- Collecter, compiler et analyser les données opérationnelles.
- Suivre les indicateurs de performance.
- Préparer les rapports et les tableaux de bord.

Gestion administrative et documentaire :

- Gérer et mettre à jour la documentation opérationnelle, les procédures et les documents internes.
- Assurer le support administratif courant.
- Coordonnée l'organisation des visites médicales.
- Accompagner l'organisation des formations.
- Prise en charge de l'administration de l'activité du site (mettre à jour les bases de données, fichiers de suivi, code d'accès et logiciel de gestion de l'activité).
- Enregistrer des éléments variables dans le drive et suivi des dates de fin de contrat.
- Réalisation du classement et l'archivage des documents administratifs (courriers, factures, devis)
- Suivi de la traçabilité des prestations
- Coordonner les visites médicales ainsi que la formation

Gestion commerciale :

- Accueil physique/téléphonique des clients et fournisseurs
- Suivi des affaires : rapports d'intervention, commandes clients/fournisseurs, préparation de la facturation et relance des factures impayées

Gestion financière :

- Etablissement des résumés de contrat et diffusion
- Mise à jour des outils d'exploitation type GMAO,
- Tenue des plannings, collecte des bons d'intervention et classement, enregistrement et suivi des plans d'actions.
- Enregistrement des commandes travaux et ouverture des codes chantier, assistance aux achats saisie de bons de commande et réception, suivi de réalisation des chantiers, mise à jour des dates de fin et facturation.
- Préparation des rapports d'activité Client.
- Gérer l'interface facturation

Réglementaire :

- Garantir le respect des règles de sécurité et d'environnement édictées par le groupe
- Effectuer le suivi réglementaire en collaboration avec le responsable d'exploitation