Sgae - Secrétaire-Assistant de la Cheffe du Bureau Justice Pénale et Civile Jpc H/F

Service Public

Informations importantes à l'attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l'outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs.

En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.

Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès dubureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière nonexhaustive de :

- Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ;

-Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation desparticipants, accueil, etc.) ;

- Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil etdu Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ;

- Préparer les trames d'instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ;

-Assurerla diffusion des documents aux ministères (ordres du jour,documents de séance, instructions, notes, etc...)

- Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ;

- Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ;

- Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ;

- Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ;

- Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ;

- Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ;

- Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ;

- Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents...) ;

- Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ;

- Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV etlettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentairesremis aux stagiaires du bureau, envois de réponses...) ;

- Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ;

- Assurer une veille de l'actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureauet en diffuser l'information entre ses membres ;

- Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement dubureau.