Gestionnaire - Assistant du Pôle Ees et du Département Fse H/F

DRIEETS Ile de France

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef du département FSE, le / la titulaire du poste exerce pour 50 % de son temps des fonctions de secrétariat mutualisé et pour 50% de son temps des activités de gestion pour Département FSE
- Des fonctions de secrétariat mutualisées avec les deux autres assistantes du Pôle EES :
- Traitement du courrier entrant et sortant et numérisation des courriers signés.
- Suivi des parapheurs.
- Organisation logistique des réunions (réservation de salles et/ou de matériel de projection ou autres).
- Gestion des fournitures et des moyens logistiques du département.
- Accueil physique et téléphonique, prises de rendez-vous, premiers renseignements, orientation, signalétique des bureaux.
- Contribution au classement et à l'archivage.
- Suivi des plannings, de l'organigramme, des congés et des formations des agents.
- Suivi des arrivées / départ en lien avec l'ESIC (demande de matériel informatique et téléphonique) et le PAM (demande de badge, accueil le jour d'arrivée,...)
- Intérim des autres secrétaires du pôle EES.
- Un appui administratif auprès des trois services du département FSE (services des projets régionaux, de la programmation et des organismes intermédiaires, de la gestion financière et des méthodes)
- Traitement de courriers types, de bordereaux, ...
- Suivi de tableaux de bord, suivi du tableau des coordonnées des organismes intermédiaires et du tableau des interlocuteurs FSE dans les UD...
- Contribution à l'enregistrement de données dans les systèmes d'information,
- Préparation et suivi des notifications des conventions FSE+, des conventions de subvention globale, préparation des dossiers papier du CRP-E ou des réunions "méthodes"...
- Participation à l'organisation d'évènements de cohésion «internes» ou « externes » organisés par le DFSE.
De manière annexe, l'assistante, peut être appelé (e),à la demande des chef(fe)s de service ou de départements, à travailler sur d'autres tâches, en fonction de la charge d'activité des services et du département.

Le / la titulaire du poste exerce également des tâches de gestion pour le Département FSE :
- La gestion des remboursements aux organismes intermédiaires (OI) (répartition définie par le service) :
- Réception, analyse et suivi des certificats de dépenses.
- Constitution des dossiers de mise en paiement.
- Mise en oeuvre des opérations de paiement dans Chorus.
- Suivi financier des OI.
- La mise en paiement des dossiers individuels (subventions conventionnées par la DRIEETS) :
- Réception, analyse et suivi des dossiers transmis par les services gestionnaires.
- Vérification des données saisies dans les systèmes d'information Madémarche FSE+.
- Constitution des dossiers de mandatement.
- Mise en oeuvre des dossiers de paiement dans CHORUS
- Elaboration et suivi des certificats administratifs après paiement.
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi.