Secrétaire d'Étude H/F

Philancia Rh

La SCP SILVESTRI-BAUJET est une société de Mandataires Judiciaires créée en 1988, spécialisée dans les procédures collectives et amiables.
Nommée par les Tribunaux de Commerce et Judiciaires de Bordeaux et Angoulême, nous intervenons dans le cadre des procédures de sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires, en qualité de représentant des créanciers.

Vous interviendrez en appui direct de l'activité judiciaire et administrative de l'étude, dans le cadre des missions confiées par les Tribunaux et les Présidents de juridiction (procédures collectives, mandats ad hoc, conciliations, liquidations amiables, diagnostics d'entreprise).
Vous contribuez à la bonne tenue des dossiers, au respect des délais procéduraux et à la fluidité des échanges entre l'étude, les juridictions et les différents interlocuteurs.

1. Secretariat et production administrative
Frappe et mise en forme de documents professionnels et judiciaires
Rédaction et envoi de courriers dématérialisés
Rédaction et traitement des emails
Classement informatique des dossiers (scan, archivage numérique, organisation des pièces)

2. Gestion et suivi des dossiers de procedures
Ouverture et création des dossiers sur l'outil informatique de l'étude
Mise à jour des informations administratives et procédurales
Préparation administrative des dossiers avant audience
Saisie des audiences et des décisions
Suivi des éléments nécessaires à la bonne tenue des procédures

3. Organisation des audiences et gestion des calendriers
Organisation et suivi des calendriers d'audiences et d'échéances
Planification des rendez-vous et obligations procédurales
Anticipation et rappel des délais clés
Préparation des pièces et documents requis pour les audiences

4. Suivi procedural et securisation des delais
Suivi des échéances judiciaires et administratives
Alerte en cas de délais à respecter ou de pièces manquantes
Vérification de la complétude des dossiers
Contribution à la fiabilité et à la traçabilité des procédures

5. Interface avec les juridictions et les tiers
Relations courantes avec les greffes et juridictions (transmissions, confirmations, échanges)
Réception et diffusion des décisions, convocations et actes
Accueil téléphonique et gestion des premiers échanges
Orientation des demandes des interlocuteurs (dirigeants, salariés, créanciers, partenaires)

6. Contribution a la qualite et a l'organisation de l'etude
Respect des règles de confidentialité et de sécurité des données
Participation à l'organisation et à l'amélioration des méthodes de classement
Appui transversal aux collaborateurs et mandataires dans la gestion quotidienne

Formations
Bac à Bac +2 type :
Bac Pro Gestion-Administration
BTS Support à l'Action Managériale (SAM)
BTS Gestion de la PME (GPME)
BTS Assistant de manager / Assistant de direction
Titre professionnel Secrétaire assistant(e)

Experience minimale
2 à 5 ans d'expérience sur un poste de secrétariat structuré (Juridique, immobilier, assurance, BTP, santé)

Savoir etre
rigueur, organisation et sens des priorités,
capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle,
discrétion et fiabilité dans un environnement judiciaire exigeant,
aisance rédactionnelle et maîtrise des outils informatiques.