Office Manager - Assistante de Direction - ADV H/F

1G Solutions

Office Manager - Assistante de direction (H/F) - CDI - Paris 2e
CDI - Temps plein - Paris (75002) -Prise de poste : dès que possible

À propos de 1G SOLUTIONS
1G SOLUTIONS est un bureau d'études techniques du bâtiment reconnu depuis 10 ans pour ses compétences en ingénierie (architectes et ingénieurs).
Nous intervenons sur des projets après-sinistre (incendies, fissures, malfaçons, etc.), rénovation et neuf, pour une clientèle composée notamment de : compagnies d'assurance, experts, syndics, entreprises de travaux, particuliers.
Structure à taille humaine, moins d'une vingtaine de collaborateurs, nous poursuivons notre développement, y compris hors Île-de-France, avec 2 agences régionales (Aix-en-Provence et Bordeaux).

Le poste
Rattaché(e) directement au Directeur Général, vous assurez un rôle central de coordination, support opérationnel et pilotage administratif.
Vous êtes le point d'entrée de l'entreprise (appels, demandes, organisation) et le chef d'orchestre du back-office : commercial, planning, administration, reporting.

Vos missions
1) Accueil & gestion administrative commerciale (CRM Sellsy)
Accueil physique et téléphonique, gestion du standard
Réception, analyse et qualification des demandes de devis
Ouverture des opportunités et saisie complète dans Sellsy (demandes, pièces, acteurs)
Relance clients après envoi des devis
Édition / enregistrement : devis, commandes, factures clients et fournisseurs
Suivi des règlements et mise à jour CRM

2) Coordination de production & planning
Suivi de chaque dossier : acteurs, enjeux, délais, priorités
Gestion des plannings de production / interventions
Organisation des RDV avec clients, experts, partenaires, prestataires / co-traitants
Anticipation des retards, communication proactive et sécurisation des nouveaux délais
Coordination des interventions en province (devis prestataires, planification)

3) Secrétariat de direction & gestion documentaire
Support rédactionnel : courriers, documents, rapports (mise en forme / correction / diffusion)
Archivage et classement (respect des nomenclatures internes / standards métier)
Réception et envoi du courrier, gestion logistique documentaire

4) Reporting, pilotage & support analytique
Participation au développement et à la mise à jour des KPI (activité, performance, qualité)
Production de reportings mensuels (tableaux de bord)
Tenue et mise à jour de tableaux de suivi : commandes, clients, extranet, factures à régler, etc.
Participation à la clôture comptable analytique mensuelle et annuelle (répartition des frais, calcul de taux, traitement de soldes)

5) Office management & logistique interne
Gestion du fonctionnement quotidien du bureau (fournitures, consommables, prestataires.)
Réception des livraisons, gestion courrier / banque / poste
Organisation logistique des déplacements (train, véhicule, réservations)
Interface « services généraux » (nettoyage, fournitures, etc.)
Appui à la direction sur diverses demandes transversales

Outils / environnements
Sellsy (CRM) - utilisation quotidienne (opportunités / pipelines / automatisations)
Pack Office, en particulier Excel / Tableaux de bord
Extranets clients divers
Facturation / compta : Pennylane, Chorus Pro
Plateformes : Aprovell / Actradis / Maximilien, etc.

Profil recherché
Vous justifiez idéalement de 2 ans minimum sur un poste similaire : Office Manager / Assistante de direction / Assistante de gestion / ADV.
Une expérience dans l'un des environnements suivants est un gros plus :
- Bureau d'études / BTP,
- Cabinet d'expertise construction / dommage,
- Acteurs liés aux compagnies d'assurance.

Compétences clés
- Organisation, rigueur, sens des priorités
- Très bon relationnel (téléphone / coordination multi-interlocuteurs)
- À l'aise avec les outils numériques et la structuration des données
- Autonomie, sens du service, discrétion et fiabilité