Assistant de Direction H/F

Université de Bordeaux

Dans le cadre de la consolidation des services supports de l'équipe de direction, les missions sont partagées entre les postes d'assistant.e de Direction et de chargé.e de la vie institutionnelle dans le but d'assurer une pleine continuité de service sur l'ensemble desdites missions.

Les activités décrites ci-dessous font l'objet de la répartition suivante: d'une part les activités principales affectées prioritairement au poste d'assistant.e de direction, d'autre part, les activité secondaires visant à répartir la charge globale de suivi des activités conjointes avec le poste de chargé.e de la vie institutionnelle.

Assistante généraliste du Directeur et de l'équipe de Direction :

- Vous gérez l'agenda de la/ Directeur.trice avec une vision d'ensemble programmatique, en sachant prioriser, anticiper et contrôler les échéances;
- Vous assurez l'interface entre l'équipe de Direction, la/le Directeur.trice et l'ensemble des partenaires quotidiens de l'Institut, assurer l'accueil physique et téléphonique, l'organisation de réunions, la rédaction de courriers et de messages électroniques, le partage et cogestion des agendas communs de l'équipe de Direction;
- Vous répondez aux demandes d'informations émanant des autres services et des partenaires extérieurs et retranscrivez avec fiabilité des informations orales à l'écrit.

Organisation et gestion de réunions régulières d'instances et objets de gouvernance partenariale

Vous organisez et assurez le suivi:

-des activités du conseil d'Institut (6 par an et séances exceptionnelles) et de ses sous-commissions statutaires (Conseil d'orientation scientifique et pédagogique);

-de l'ensemble des réunions périodiques de l'équipe de direction étendue (équipe de direction, restreinte et élargie, séminaires RUF (responsables d'unité de formation) / RPS (responsables pédagogique de site) et comité de direction, rédaction et transmission des comptes rendus;

-participer à l'élaboration de dossiers institutionnels tels que dossier d'accréditation, les statuts, l'offre de formation (relecture et mise en forme des dossiers).

Assistance généraliste conjointe de la gouvernance de l'Institut (activités secondaires contribuant à la continuité de service)

- Vous contribuez à la construction et alimentez des outils partagés de suivi des activités;
- Vous apportez une aide rédactionnelle et de suivi d'opérations à l'ensemble de l'équipe de Direction dans le cadre des travaux préparatoires aux prises de décision collectives (délibérations, procédures et règles de gestion, communication institutionnelle, interface présidence/services supports - gouvernance INSPE etc.);
- Vous apportez un appui à l'organisation d'évènements relevant de la vie de l'Institut.