Assistant de Projet Sra Pasqual H/F

Observatoire Régional des Urgences PACA (ORU PACA)

Les missions principales du poste :

Faciliter la mise en oeuvre des projets et des accompagnements

- Préparer les réunions, assister aux réunions d'avancement
- Préparer, organiser les réunions et leurs calendriers
- Organiser les invitations aux différentes réunions et événements
- Assister l'équipe dans l'organisation des événements et rencontres en présentiel et en visioconférence: choix et confirmation des lieux et des prestataires, lancement et suivi des invitations, confirmation d'inscription, enregistrement et transmission des pièces comptables à ieSS
- Organiser et diffuser les informations nécessaires auprès de l'ensemble des parties prenantes du projet ou de l'accompagnement et gérer leurs attentes afin de répondre à leurs besoins
- Répondre et réorienter, si nécessaire, les demandes arrivant sur le mail générique Pasqual

Faciliter la gestion administrative :

- Participer à la préparation et à la rédaction des rapports d'activités
- Superviser et gérer la GED et le drive C3 Pasqual
- S'assurer de la supervision et de la complétude des dossiers

Participer à la communication de la SRA PASQUAL

- Assurer le suivi et la mise à jour de la liste de diffusion de la SRA
- Réaliser les supports Canva pour les réseaux sociaux, les campagnes / invitations mailings et le site internet
- Assister l'équipe sur le contenu des publications sur les réseaux sociaux, des campagnes mailings et des mises à jour sur le site internet
- Optimiser les posts et les contenus sur les réseaux sociaux

Pilotage et suivi des formations de la SRA PASQUAL

- Coordonner et mettre en oeuvre opérationnellement les actions de formation, l'organisation logistique en lien avec l'équipe pédagogique
- Contrôler et suivre la conformité administrative et financière des actions de formation
- Déployer et coordonner les formations emploi : POEC, POEI
- Coordonner et mettre en oeuvre les formations dans le respect des procédures Qualiopi
- S'assurer du respect de la réglementation RGPD
- Coordonner les contrats de professionnalisation, l'organisation des sessions de titre : convocations candidats et jury

Contribuer à la gestion des projets

- Participer au recueil des attentes et des besoins documentés des utilisateurs, ainsi que les exigences du projet (planning, ressources, techniques, sécurité, performance...) afin de réaliser, le cas échéant, une documentation des exigences
- Participer à la rédaction des spécifications fonctionnelles et/ou techniques détaillés du projet et les soumettre aux exigences dans le strict cadre de l'architecture et des politiques informatiques ieSS
- Veiller à la validation des contenus et livrables par les équipes projets et les utilisateurs
- Soutenir la surveillance de l'état du contenu du projet, gérer les modifications affectant la référence de base du contenu, et veiller aux actions correctives et préventives nécessaires

Faciliter la mise en oeuvre et la logistique des projets

Participer à la qualification et au paramétrage du produit