Assistant de Direction - Mairie de Bordeaux H/F

Communes

La Direction générale Éducation, Sports et Société recrute
son assistant de direction h/f

Rattaché·e hiérarchiquement au centre Appui administratif, au sein de la Direction d'appui administratif et financier, votre mission principale consiste à assister la direction afin d'optimiser la gestion de son activité. Vous assurez le secrétariat de direction et apportez un soutien quotidien à l'organisation professionnelle, notamment dans la gestion d'un agenda complexe. Vous contribuez à la communication transversale avec l'ensemble des directions de la Ville et de la Métropole et facilitez la gestion administrative globale de la direction.
À ce titre, vous participez :
- à l'optimisation de l'organisation et du fonctionnement de la direction ;
- à la coordination et à la circulation de l'information ;
- à la gestion administrative de l'ensemble de la direction.

Vos activités principales sont les suivantes :

Gestion de l'agenda et des communications
- Gérer l'agenda de la direction : anticipation, alertes, relances.
- Gérer les mails reçus et alerter sur les priorités.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction, informer et orienter vers le bon interlocuteur.
Organisation et suivi administratif
- Préparer les dossiers de réunions et en assurer le suivi.
- Organiser les réunions complexes, dont les Codir (intervenants, lieux, logistique).
- Participer aux Codir : prise de notes et rédaction des comptes rendus.
- Gérer et assurer le suivi des courriers entrants MAARCH.
- Mettre en forme, saisir, diffuser et suivre les délibérations.
- Réaliser des travaux bureautiques (notes, courriers, délibérations).
- Prendre en charge des dossiers transversaux spécifiques.
- Gérer les fichiers confidentiels et sensibles.
- Contribuer à la réalisation et au suivi des dossiers de la direction.
- Participer à la communication et à la diffusion de l'information au sein de la direction.
- Assurer le suivi des congés de la direction.
- Faciliter et optimiser la gestion administrative de l'ensemble de la direction.

Activités spécifiques :

- Suppléer les autres assistant.e.s du service.
- Apporter un soutien aux collègues en cas de surcroît d'activité.
- Développer une compétence spécifique et/ou porter un dossier dédié.
- Contribuer à la vie du service et alimenter les outils, procédures et espaces collaboratifs communs.