Assistant de Gestion Administrative H/F

Centre Hospitalier Jacques Coeur

MISSIONS DU POSTE
Le poste d'assistant de gestion administrative est réparti entre deux directions:
- La Direction des achats et des ressources matérielles (DARM) qui comprend les services économiques et logistiques, le service restauration, le service biomédical et le service administratif de la pharmacie. Cette direction assure également des missions pour le compte du Groupement d'Intérêt Public (GIP) ENVIRONNEMENT SANTE (GIP DASRI) et du GIP BLANCHISSERIE INTERHOSPITALIERE (GIP BIH).
- La Direction des opérations, des projets et de la communication, comprenant le service de sécurité incendie-malveillance, les services techniques et le service communication.

Au coeur du fonctionnement de ces deux directions stratégiques, vous occupez un rôle de secrétariat, de coordination, et de gestion administrative, avec une forte dimension relationnelle et opérationnelle.

Vos principales missions sont les suivantes:

- Secrétariat de direction
· Accueil physique et téléphonique, orientation des professionnels;
· Gestion des agendas et plannings des deux directeurs et du responsable des services techniques;
· Traitement du courrier (postal et électronique) et préparation des courriers sortants;
· Organisation de réunions et événements (logistique, salles, coordination);
· Préparation des dossiers pour les réunions et instancesauxquelles participent les deux directeurs;
· Classement, archivage papier et numérique.

- Gestion administrative, financière et logistique
· Gestion des cartes de self;
· Gérer les plannings de réservations et les prêts de véhicules de service;
· Effectuer les ouvertures de compteurs d'énergie pour les logementsmis à disposition par l'établissement ;
· Assurer les différentes opérations de clôture financière, émettre les titres de recettes, assurer le règlement des factures,
· Suivre les dépenses dans les domaines attribués, les analyser et les justifier;

- Interface et appui opérationnel
· Assurer le lien avec les prestataires extérieurs suite aux demandes adressées par les différents services de l'hôpital;
· Assurer la coordination des services lors des emménagements et déménagements;
· Gérer les demandes de prestations exceptionnelles (centralisation, signature, diffusion);
· Affecter les demandes d'opérations de maintenance aux services concernés.