Assistant de Direction - d'Agence H/F Hays

Dans un premier temps, vous assurez la préparation, la gestion et le suivi des dossiers administratifs, techniques et financiers des chantiers, en lien étroit avec les différents interlocuteurs. À ce titre, vous constituez et mettez à jour les dossiers clients en intégrant les documents contractuels et réglementaires, les ordres de service, les situations de travaux, ainsi que le suivi des retenues de garantie et la gestion du compte prorata.
Par ailleurs, vous établissez et suivez les contrats des prestataires et les avenants aux travaux, tout en contrôlant la conformité et l'exhaustivité des pièces administratives. Vous assurez également la gestion de la facturation, le suivi des paiements et les relances clients si nécessaire.

Dans un second temps, vous rédigez les comptes rendus de réunions et assurez un reporting régulier auprès de la direction. Vous êtes le point de contact administratif entre les interlocuteurs internes et externes, notamment les conducteurs de travaux, les équipes internes, les clients, les prestataires et les maîtres d'oeuvre, afin de garantir la fluidité des échanges et la bonne circulation des informations. En complément de ces missions, vous encadrez et accompagnez une personne sur les missions administratives et techniques. Enfin, vous veillez à l'application des procédures qualité, sécurité et environnement, notamment les normes ISO 9001, 14001 et 45001 et participez activement aux actions RSE de l'entreprise. En complément de votre rôle technique, vous assurez les missions d'assistanat d'agence, comprenant l'accueil, la rédaction du courrier, ainsi que la bonne organisation du bureau.
Enfin, selon les besoins de l'activité, vous pouvez être amené à organiser des déplacements professionnels, à participer à la préparation d'événements internes ou externes.