Chargé de Facturation et Gestion Administrative H/F

Industrie Organisation Service France Ar

IOS France est actuellement à la recherche d'un(e) Chargé(e) de Facturation et d'administration des ventes. Il/elle est un membre essentiel d'une entreprise car il gère et contrôle la gestion des factures et des paiements. Il s'assure que les factures sont correctement établies et réglées à temps. La personne en charge de cette fonction doit comprendre les pratiques et politiques internes, les directives comptables et les lois fiscales applicables. Ses principales responsabilités et missions sont les suivantes:

Gestion du dossier commercial:

Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
Collecter l'ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, rédiger le rapport d'anomalies.

Gestion de la facturation, des devis et suivi:

Établir les devis, et les transformer en facturation après signature
Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir).
Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
Assurer son émission au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail, courrier).

Suivi des relations clients:

Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s'appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
Maintenir un bon relationnel avec le client.

Reporting et amélioration de la facturation:

Participer aux améliorations du process pour réduire le délai d'envoi des factures.
Maitriser le logiciel et améliorer son utilisation.
Superviser les autres secrétaires qui ont en charge un dossier de facturation.

Accueil:

Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que les courriers des candidats ou des clients et les orienter avec professionnalisme.