Secrétaire - Assistant·e du Sas de Saclay H/F CEA

Le Service Activités Sociales (SAS) du CEA de Saclay est l'entité chargé de gérer les activités type comité d'entreprise du site de Saclay du CEA.
MISSIONS PRINCIPALES
Les missions et objectifs du/de la Secrétaire du SAS de Saclay sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par la Responsable du SAS de Saclay auprès de laquelle il-elle rend compte de son activité.
Ses tâches lui sont confiées par la Responsable du SAS de Saclay.
La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité.
SECRÉTARIAT DU SAS
Accueil et filtrage téléphonique
Ouverture du courrier quotidien, suivi et classement des envois en recommandé via GT LOGISTIC
Accueil visiteurs
Frappe, correction et mise en forme de : courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés,notes de réglementation etc
Mise en forme de tout document à l'identité visuelle de l'ALAS et de l'ACAS
Mise en place de modèles de courriers (publipostages...)
Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés, et papier
Création et suivi des autorisations d'accès des visiteurs (Horus)
Organisation de réunions, convocations et commissions
Rédaction de comptes rendus de réunions
Synthèse de documents pour présentation (Powerpoint)
Commandes de fournitures et repérer les besoins de l'équipe
Mise à jour des dossiers et suivi pour renouvellement des badges (DAASC, enquêtes etc)
Suivi de la maintenance des équipements (machine à eau, machine à café, photocopieurs...)
Envoi et diffusion aux secrétariats du CEA, les diverses informations à diffuser ALAS liées aux ouvertures desprestations, bibliothèque, permanences billetterie, rappel, ...
Tenue du calendrier OUTLOOK de l'ALAS
Gestion des interventions logistiques des locaux
Gestion de la prestation Naissance (état des stocks, inscription, distribution...)
Référent-e informatique / gestion du parc informatique du SAS de Saclay